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采购验收台账管理制度

第一章总则

第一条目的依据

为规范公司采购物资全生命周期追溯管理，强化采购验收流程的合规性、准确性，保障账实相符、权责清晰，防范采购欺诈、质量不合格、成本失控等风险，依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国招标投标法》《企业内部控制基本规范》及公司采购管理、财务管理相关制度，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司及下属全资、控股子公司所有生产性物资（原材料、零配件、半成品、外协加工件等）、非生产性物资（办公设备、劳保用品、福利用品、基建工程物资、服务类采购标的等）的采购验收台账管理工作。临时采购、应急采购、捐赠物资等特殊采购场景需参照本制度执行，另有专项规定的从其规定。

第三条术语定义

1.采购验收台账：指对采购申请、审批、招标、合同、到货、检验、入库、结算、付款全流程关键信息进行连续、系统、完整记录的账簿，分为电子台账和纸质台账两类，是采购溯源、质量追溯、成本核算、审计合规的核心依据。

2.验收合格：指物资或服务符合采购合同约定的质量标准、技术参数、数量要求、交付时限，经检验部门或需求部门签字确认的状态。

3.台账追溯期：自采购合同履行完毕之日起，台账留存的最低时限，普通物资台账追溯期不少于3年，特种设备、关键原材料、涉及安全生产的物资台账追溯期不少于产品全生命周期结束后2年，服务类采购台账追溯期不少于服务期满后3年。

第二章职责