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老人档案借阅登记归还记录本

管理总则与控制机制

养老机构老人档案（包含入住评估、病历、护理记录、个人信息表等）属于高敏感级个人隐私数据。档案管理的核心不在于保管，而在于构建一条借出—使用—归还—销号的无断点证据链，确保任何一份实体档案在任意时间点均有明确的责任主体。

本记录本适用范围涵盖机构内所有纸质原件档案的借阅、复印、调取与归还流转过程。电子档案查阅通过HIS系统或EMR系统权限控制，不在本手册登记范围内，但电子档案导出打印的实体件流转需遵守本规程。

档案按照敏感度实行分级管控：

A级档案：包含老人身份证复印件、社保卡号、银行账户、重大疾病确诊书等核心隐私及财务关联文件。必须实行专柜双人双锁管理（主钥匙由档案室管理员持有，副钥匙由行政值班经理保管），借阅必须经业务副院长签字批准。

B级档案：包含日常护理交班记录、ADL（日常生活活动能力）评估表、体检报告等。借阅必须经所在部门负责人（护士长或护理主管）签字批准。

C级档案：公开宣导材料、活动签到表等非敏感档案。登记后可在内部查阅区借阅。

借阅审批时效要求：部门负责人审批应当在2小时内完成；业务副院长审批应当在4小时内完成。超过24小时未审批的申请单自动作废，需重新发起。

借阅权限与审批规程

档案借阅实行最小必要原则。借阅人仅能申请与其当前工作职责或维权诉求直接相关的档案卷宗，严禁打包式借阅整个老人档案夹。