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模板清理维护方案

（牵头人：企管部经办人第一人称叙述）

我在企管部负责流程规范工作这几年，亲眼见过太多因为公司模板混乱闹出的问题：前段时间新来的实习生做项目申报，翻了三个部门共享文件夹找出来五个版本的申报模板，随便选了一个用，交上去才发现漏了最新要求加的资质证明栏，差点错过了申报截止时间；还有去年业务部签采购合同，用了好几年前存的旧模板，里面税率还是旧的，最后开票的时候出了问题，平白给公司造成了几千块的损失。说句实在话，我自己平时找个正式会议纪要模板，都能在共享盘搜出来七八个不同版本，哪个是最新的我都分不清楚。正是因为大家都有这样的痛点，我们才牵头做了这个模板清理维护方案，就是想彻底把乱糟糟的模板理清楚，给大家省时间少出错。以下是具体的方案内容：

1方案背景与总体目标

1.1方案出台背景

我们公司成立这么多年，各个部门根据自己的需求做了各式各样的制式模板，从行政类的请假申请、报销单，到业务类的合同、项目方案，再到人力、财务的各类表单，算下来少说也有几百份。这么多年下来，没人统一整理过，模板散存在各个部门的共享文件夹、员工个人硬盘甚至聊天群里，存在的问题真的不少：一是版本混乱，同一个类型的模板有五六个版本，没人说得清哪个是能用的；二是过期模板没人删，很多模板对应的制度早就改了、公司抬头早就换了，还在流传被误用；三是找不到，想要用模板的时候翻半天，最后干脆自己重新做，浪费时间还不