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档案室文件资料归档管理部署通知函(5篇范文)

档案室文件资料归档管理部署通知函第1篇

尊敬的____：

档案室文件资料归档管理部署通知函

为进一步规范档案管理流程，提升档案资料的有序性与可追溯性，根据公司档案管理相关制度及实际工作需求，现就档案室文件资料归档管理工作进行部署，具体内容

一、归档范围及标准

1.所有公司内部正式发文、会议纪要、项目立项文件、合同协议、往来函件、统计报表、工作日志等正式文件资料均纳入归档范围。

2.归档文件需为纸质及电子版，纸质文件应按类别、时间顺序整理，电子文件应统一存储于公司指定的档案管理系统，并定期备份。

二、归档流程及要求

1.文件归档前须经部门负责人确认，保证内容完整、准确、合规。

2.归档文件需按“文件编号—日期—类别”顺序排列，文件夹命名格式为：部门名称文件类别文件编号日期。

3.纸质文件需装订整齐，封面标注文件编号、标题、日期、责任人及归档人信息。

4.电子文件需在档案管理系统中录入相关信息，并标注责任人及归档时间。

三、档案管理职责划分

1.副总经理负责整体归档工作协调与，保证归档流程符合公司制度要求。

2.档案管理员负责日常归档工作，包括文件接收、分类、整理、归档及日常维护。

3.各部门负责人需配合档案管理员完成文件归档