招投标录音录像归档方案.docxVIP

招投标录音录像归档方案

1.范围与定义

招投标录音录像资料是证明交易过程合法、合规、透明的核心电子证据，其完整性与不可篡改性直接关系到企业法律风险防控与审计合规。本方案适用于公司所有依法必须招标及自主采购项目的全流程音视频资料管理，涵盖开标、评标、谈判及澄清等关键环节。录音录像资料不仅指单纯的多媒体文件，更包含与其对应的元数据（Metadata）、日志文件及数字摘要，共同构成具备法律效力的电子档案。

本方案依据《中华人民共和国档案法》《电子招标投标办法》及相关行业规范制定，旨在解决音视频数据存储碎片化、检索困难、版本失控及篡改风险等实际问题。任何涉及招投标操作的部门，必须在项目结束后规定时间内，按照本规范完成资料的归档移交，确保“全生命周期留痕，可追溯、防抵赖”。

2.组织与职责

音视频资料的归档管理不是单一的记录行为，而是涉及业务操作、IT支持、档案管理与合规审计的协同作业体系。清晰的职责划分是落实档案管理责任的前提，必须通过RACI矩阵明确各环节的责任主体。

招标采购部（执行/负责）：

负责在开标、评标现场开启录音录像设备，确保全程无间断录制。

在活动结束后24小时内导出原始文件，不得进行任何剪辑、压缩或格式转换。

填写《招投标音视频归档移交单》，对文件的真实性、完整性进行初步自查。

IT信息部（技术支持）：

负责提供符合技术规范的摄录设备及存储介质，定期进行