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档案数字化加工流程及规范V1

档案数字化是信息时代背景下对传统档案管理模式的深刻变革，其核心在于将纸质档案、声像档案等传统载体形式，通过一系列技术手段转化为数字信息，从而实现档案资源的高效管理、便捷利用与长期保存。为确保档案数字化加工过程的规范有序、成果质量可靠、信息安全可控，特制定本流程及规范。本规范旨在为相关从业人员提供清晰的操作指引，保障数字化工作的标准化与专业化。

一、档案接收与整理

档案数字化加工的首要环节是对拟数字化的档案进行接收与规范整理，这是确保后续工作顺利开展的基础。

1.档案接收：接收档案时，需由专人负责，与档案保管部门进行细致交接。双方应共同核对档案的全宗名称、年度、保管期限、案卷数量、页数等关键信息，并签署交接清单，明确责任。对于有破损、霉变、装订不规范等情况的档案，应在交接记录中详细注明。

2.档案整理：

*拆卷与分页：对于装订成册的档案，需在不损坏档案原件的前提下进行拆卷。拆除的金属物（如订书钉、回形针）应妥善保管，以便后续复原。分页时需仔细检查，确保页码连续，无缺页、重页、倒页现象。对于无页码或页码不清的文件，应在数字化完成后，根据档案内容逻辑或在原档案适当位置（如右下角空白处）用铅笔编写页码。

*排序与编目：按照档案的形成规律和原有整理体系，对文件进行系统排序，确保其逻辑顺序正确。同时，核对原有目录信息，确保与档案实体一致。

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