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2026年会议室预订预订规则调整通知（6篇）

2026年会议室预订预订规则调整通知篇1

尊敬的同事：

鉴于2026年度办公场所优化计划实施需求，经公司管理层及人力资源部、行政部联合审议，现就会议室预订规则作如下正式调整（详见附件《会议室使用管理细则（2026版）》）：

一、调整依据

基于2025年度季度数据统计（日均会议室使用频次达28次，高峰时段利用率超90%），经成本效益分析及空间管理评估，决议实施动态预约分级制度。

二、核心规则变更

1.预约时限

单次时长：大会议室≤4小时（原6小时）；中小型会议室≤2小时（原3小时）

跨区域申请：需提前3个工作日提交至IT部完成系统权限叠加审批（如：从A区申请使用B区会议室）

2.预订分级管理

需求等级划分标准：

?A级会议（董事会/客户签约）：系统自动开放3小时优先预约权

?B级会议（部门例会/项目评审）：需提前48小时提交《会议室使用申请单》（附件1）

?C级会议（研讨/培训）：每周三17:00开放次月预订窗口

3.设备租赁政策

新增智能黑板租赁（单次收费€150，需在预订时勾选）

多媒体设备（含激光投影仪）超时使用按€50/小时计费，计入部门成本科目621

临时设备更换：需当日10:00前提交申请（逾期按2倍租赁费追偿）

三、