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会议室预约使用管理制度

第一章总则

第一条目的与依据

为了规范公司会议室资源的合理配置与高效使用，提升会议组织效率，降低运营成本，营造良好的会议环境，确保各类会议顺利召开，同时保障公司信息安全与资产安全，依据公司行政管理相关准则及信息化建设规范，特制定本管理制度。本制度旨在通过明确的预约流程、使用规范及责任追溯机制，解决会议室资源冲突、使用不当、设备维护滞后等实际问题。

第二条适用范围

本制度适用于公司总部及各分支机构所有会议室（含多功能报告厅、接待室、远程视频会议室及开放讨论区）的预约、审批、使用、设备管理、卫生维护及后续评价等全过程管理。公司全体正式员工、实习生、劳务派遣人员及在公司场所内举行会议的外部访客均须遵守本制度。

第三条管理原则

（一）计划先行原则：会议室使用必须坚持“先预约、后使用”的基本准则，严禁占用未预约的会议室或超时使用。

（二）公平公正原则：会议室资源属于公司公共资产，预约系统遵循“时间优先、级别优先（在特定冲突下）”的分配逻辑，杜绝恶意抢订或长期霸占闲置资源的行为。

（三）厉行节约原则：倡导高效短会，严格控制会议时长与规模，减少不必要的资源浪费，包括电力消耗、耗材使用及茶水配置。

（四）谁使用谁负责原则：会议发起部门（或发起人）是会议室使用期间安全、卫生、设备完好及秩序维护的第一责任人。

第二章管理职责划分

第四条行政部（或行政管理中心）职责