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活动物料筹备管理规范

做线下活动策划快十年了，我最大的感悟就是：一场活动能不能顺顺利利做完，一半看流程设计，一半看物料筹备。刚入行那年我接了一场品牌路演，临开场二十分钟发现背景板喷绘把品牌名写错了一个字，互动用的小礼品少装了半箱，连投影仪的电源线都落在公司仓库，整个团队大夏天在太阳底下跑得满头大汗，差点砸了公司的招牌。从那之后我就认定，物料筹备绝对不能想到哪做到哪，必须有清晰可执行的管理规范，才能把出错的概率降到最低。本文整理的这套规范，适合绝大多数中小型线下会议、路展、社群活动使用，都是实打实踩坑踩出来的经验，既有章法也留了灵活调整的空间。

1活动启动初期的物料筹备规划管理

物料筹备不是上来就找印刷厂下单做东西，得先把底数摸清楚，从根源上避免错漏，这是整个管理流程的基础。

1.1物料需求的梳理与分类

梳理需求是第一步，也是最关键的一步，很多漏项错项都是一开始没理清楚造成的。

1.1.1按活动全流程拆解需求

梳理需求要顺着活动走一遍完整流程，从用户或者嘉宾进门开始，一步一步想每个环节需要什么。比如嘉宾从停车场过来，需要路口的引导立牌；到了场馆门口，需要签到墙、签到笔、来宾腕带、签到本；进了场，需要座位上的桌卡、矿泉水、宣传折页；舞台区需要背景板、话筒、投影幕布、互动道具；工作人员这边需要工作服、对讲器、备用的饮水，还要想到很多隐性的小需求：粘东西的胶带、换设备的电池、临时记东