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行政行业办公室文员档案管理整理手册（执行版）

第1章档案管理总则

1.1档案管理目的

档案管理并非简单的文件堆叠与归档，而是组织信息资产管理的核心环节。在行政行业，档案的完整性与安全性直接关系到决策效率、合规性及责任追溯。例如，某市行政单位因历史档案管理混乱，导致审计时关键文件缺失，最终面临行政处罚与声誉损失。因此，档案管理的根本目的在于：确保档案信息在形成、收集、整理、保管、利用和销毁等全生命周期中，实现系统化、规范化、安全化，为行政管理提供可靠依据。

1.2档案管理范围

档案管理涵盖行政单位所有具有保存价值的记录性材料，其范围需明确界定，避免遗漏或冗余。具体可分为三大类：

2.管理类档案：涉及人事任免、财务审计、资产登记等。这类档案需注重保密性，涉密文件应单独管理，并采用加密存储技术。根据某省级行政单位试点数据，通过数字化加密管理后，涉密档案泄露风险降低85%。

3.事务类档案：如办公用品采购、后勤维护等日常记录。这类档案保管期限较短，但需建立分类索引，便于后续审计或责任追溯。例如，办公用品采购合同建议保存3年，以备财务核查。

档案范围界定需结合单位实际，定期审核调整。例如，某局因业务拓展新增电子合同，便将电子档案纳入管理范围，并更新了归档细则。

1.3档案管理原则

档案管理必须遵循三大核心原则，缺一不可。

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