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企业资质文件管理规范

1总则

1.1制定目的

企业资质文件是证明企业合法经营、具备对应业务能力的核心凭证，大到公开投标承接项目，小到日常工商变更、政府部门检查，哪一样都离不开资质文件，它直接关系到企业的经营资格、品牌信用和实际收益。我在企业行政档案管理岗位做了近十年，前前后后见过不下十起因资质管理混乱出的事儿：有投标前半小时找不到资质原件直接废标的，有资质到期忘了续期被行政部门罚了十几万的，还有资质复印件被人乱用作了挂靠担保给公司惹了半年官司的。说句实在话，这些问题全都是可以避免的，就是因为没有一套清晰落地的规矩，才平白吃了亏。所以制定这套管理规范，从来不是摆给领导看的花架子，就是为了把过去踩过的坑总结成规矩，帮企业挡风险，帮大家省麻烦，提高资质文件的管理效率和使用安全性。

1.2适用范围

本规范适用于企业所有自持资质文件的管理，包括企业本部取得的各类资质、下属分支机构的资质，以及由企业统一保管的员工岗位资质，不管是纸质原件还是电子扫描件、电子证书，全部纳入本规范的管理范围。

2管理职责划分

想要把资质管好，首先要把分工说清楚，不然就会出现“谁都能管、谁都不管”的尴尬，出了问题互相推诿。

2.1归口管理部门职责

一般由企业行政部（或专门设立的档案管理部）作为资质文件的归口管理部门，主要负责制定完善具体的管理细则，对所有资质文件进行统一接收、分类、归档和保管，按流程提供借阅