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2026年档案查阅借阅管理制度及流程

一、第一章总则

档案查阅借阅制度的目标不是把档案锁起来，而是让该用的档案用得方便、不该露的档案守得严密——本制度所有条款均围绕这一平衡展开，凡涉及保密、审批、时限、验收的表述均为可执行硬性指标。

第一条（目的与依据）

为规范本单位档案查阅与借阅行为，在保障档案安全的前提下提高档案利用效率，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）、《干部人事档案工作条例》及本单位实际，制定本制度。

本制度中所有审批痕迹（纸质签批或系统记录）保存期限不少于3年，任何环节不得以口头请示代替审批记录、以口头通知代替书面台账。

第二条（适用范围）

本制度适用于：

1.本单位全体员工因工作需要查阅、借阅档案的行为。

2.外单位因公务或司法需要查阅本单位档案的行为。

3.受本单位委托开展档案整理、数字化、修复的第三方机构及其人员。

第三条（名词定义）

?查阅：在档案室现场阅读档案，档案实体不离开档案库房所在建筑物。

?借出：档案实体或电子档案载体脱离档案室保管区，进入借阅人办公区或其他场所。

?复制：通过复印、扫描、拍照、打印、录屏、下载等方式留存档案内容。

?涉密档案：带有密级标识、按国家保密法律法规管理的档案。

第四条（管理原则）

1.最小必要原则：查阅、借阅范围以完成工作任务所需的最小信