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通讯录管理规范制度

一、概述

通讯录管理规范制度旨在确保企业或组织内部联系信息的准确性、安全性和高效性。通过建立统一的通讯录管理流程和标准，可以提高信息检索效率，减少沟通成本，并保障信息安全。本制度适用于所有涉及通讯录信息录入、更新、查询和使用的部门及人员。

二、通讯录管理原则

（一）准确性原则

1.通讯录信息应真实、完整，包括姓名、部门、职位、办公电话、手机号码、邮箱地址等。

2.定期核对通讯录信息，确保无错别字、无重复记录。

（二）安全性原则

1.通讯录信息属于企业机密，未经授权不得外泄。

2.严格控制通讯录的访问权限，仅授权人员可进行修改操作。

（三）及时性原则

1.新员工入职或信息变更后，应及时更新通讯录。

2.定期清理无效信息，保持通讯录的时效性。

三、通讯录管理流程

（一）信息录入

1.人力资源部门负责新员工通讯录信息的录入。

2.各部门负责人审核本部门员工信息的准确性。

3.信息录入需填写完整字段，不得留空。

（二）信息更新

1.员工信息变更（如职位调整、联系方式更新）后，需在24小时内提交更新申请。

2.信息管理部门审核申请，并更新通讯录。

3.更新后的通讯录需通知相关部门及人员。

（三）信息查询

1.员工可通过内部系统或纸质版通讯录查询联系信息。

2.严禁将通讯录信息用于商业目的或对外泄露。

（四）信息导出与备份

1.仅授权人员可导出