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事业单位合同归档台账管理制度

适用范围与管理边界

合同归档与台账管理不是档案部门单独承担的后端事务，而是覆盖合同谈判、签订、履行、终结全流程的刚性约束，任何涉及单位国有资产处置、权利义务约定的书面文件都不能游离于台账监管之外。本制度适用于单位机关及所属下属事业单位所有对外签订的、产生权利义务关系的合同类文件，包括但不限于政府采购合同、建设工程合同、服务外包合同、房屋租赁与资产处置合同、科研项目合作合同、人员聘用与劳务派遣合同、对外战略合作协议、合同补充协议、变更协议、解除协议、涉诉和解协议。不具备约束力的意向性备忘录、无双方签章的沟通函件、科室内部工作分工协议不纳入本制度管理范围。合同归档台账工作遵循“应归尽归、账实一致、全程可溯、涉密从严”的原则，所有纳入管理范围的合同必须全部建档、录入台账，不得出现账外合同。按照《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》要求，合同档案属于单位核心档案，所有权归单位所有，任何个人不得私自留存、隐匿、销毁合同原件。

组织架构与岗位权责

合同归档台账管理的责任断点往往出现在“交的时候没人管、登的时候错字段、查的时候找不到”的衔接环节，必须把每个节点的责任落到具体岗位，严禁使用“相关部门、有关人员”这类模糊表述弱化责任边界。分管办公室的单位领导为合同归档台账管理工作的第一责任人，每半年召开1次专项工作会议，听取台账管理情况汇报，协调解决人员、经费、存