监理文件收发归档管理制度.docxVIP

监理文件收发归档管理制度

总则与职责边界

监理文件是工程质量追溯、责任界定、履约考核的核心法定依据，其收发与归档管理的疏漏，直接导致监理责任从“尽职免责”转为“履职不当”的举证不能。本制度适用于房屋建筑、市政公用工程类监理项目部，从进场筹备到竣工验收移交、缺陷责任期结束全周期内，所有纸质文件、电子文件、声像资料三类载体的全生命周期管理，覆盖建设单位、施工单位、勘察设计单位、质量监督机构、公司总部、供应商等所有往来主体的文件交互活动。各岗位管理职责明确如下，严禁职责模糊导致的责任真空：

总监理工程师（以下简称总监）是文件管理第一责任人，必须审批所有对外发出的监理正式文件，审批文件销毁、外借申请，每月组织1次文件管理专项检查，对文件管理的合规性负领导责任；核心文件（工程暂停令、工程款支付证书、竣工移交证书、向主管部门报送的监理报告）必须由总监本人签字签发，不得委托他人代签。

专职资料员是文件管理直接责任人，必须持有城建档案管理员岗位证书，负责文件的签收、登记、编号、流转、组卷、归档、移交全流程操作，对文件的完整性、版本有效性、存放安全性负责；资料员岗位变动时必须办理书面交接，交接清单由总监监交，未完成交接不得办理离职手续。

专业监理工程师负责本专业范畴内文件的内容审核、拟稿，对收到的涉及本专业的文件必须在24小时内提出处置意见，对本专业形成的旁站记录、平行检验记录、巡视记录的真实性、