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酒店会议服务执行步骤规定

一、总则

为规范酒店会议服务执行流程，提升服务质量和客户满意度，特制定本规定。本规定适用于酒店承接各类会议、活动、培训等服务的全过程，确保各环节有序衔接、高效完成。

二、会议前期准备

（一）需求对接与确认

1.接待客户咨询：主动了解会议主题、规模、时间、预算及特殊需求。

2.提供服务方案：根据客户需求，推荐合适的会议室、配套服务及报价。

3.签订服务合同：明确服务内容、费用、违约责任等条款，并留存备案。

（二）资源协调与配置

1.会议室布置：根据会议形式（如董事会、培训课、论坛）设计布局方案。

2.设备准备：检查投影仪、音响、麦克风、网络等设备，确保正常运行。

3.物资采购：提前准备签到台、桌椅、指示牌、纸笔等辅助物资。

（三）人员安排与培训

1.明确分工：指定项目经理负责全程协调，配备现场执行人员。

2.培训要求：对服务团队进行服务礼仪、应急处理等专项培训。

三、会议中期执行

（一）现场布置与检查

1.会议室布置：按方案摆放桌椅、悬挂横幅、调试灯光。

2.设备测试：再次确认所有设备功能正常，网络通畅。

3.安全检查：排查消防通道、电源线路等安全隐患。

（二）服务保障流程

1.签到服务：设置签到台，协助参会人员登记、领取资料。

2.茶歇餐饮：按约定时间提供咖啡、茶点、饮用水等，保持区域整洁。