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合同档案管理规定

为规范公司合同档案全生命周期管理，保障合同档案真实、完整、可用、安全，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国民法典》《企业档案管理规定》及公司内部管控体系要求，制定本规定。本规定适用于公司总部及下属全资子公司、控股子公司、实际控制的合营联营企业（以下统称各所属单位）所有涉及民事权利义务关系设立、变更、终止的协议类文件的档案管理工作，不含员工个人劳动合同、人事档案范畴内的特殊协议，人事类合同档案参照公司人事档案管理专项规定执行。本规定所指合同档案，是指公司在各类经济活动、民商事往来中形成的，以纸质、电子、声像等为载体的，具有法律约束力和凭证价值的正式合同文本、附属签署文件、履约过程佐证材料、后续变更终止相关的全链条原始记录，是公司核心法律资产的组成部分。合同档案管理实行“统一领导、归口管理、分类负责、全程留痕”的十六字原则，所有合同档案的管理标准由公司总部档案管理中心会同法务合规部统一制定，各所属单位不得擅自降低管理标准。

一、管理责任体系划分

公司建立分层级、可追溯的合同档案管理责任体系，各主体权责边界明确：第一，公司档案管理中心是合同档案的归口管控部门，负责统一制定合同档案的管理规范、软硬件配置标准、编号规则、保管期限表，统筹全公司合同档案的监督、指导、考核工作，负责总部层面标的额5000万元以上重大合同、涉外合同、涉密合同的实体保管与电子化归档核验，建立