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合同归档管理制度及工作流程

本制度适用于集团总部及下属全部全资子公司、控股子公司、参股子公司、驻外办事处、临时项目组所有民商事类合同、行政协作类合同、劳动/劳务类合同、专项服务协议的归档全流程管理，覆盖合同从签订归集、校验入库、保管利用到到期鉴定销毁的全部环节，所有相关岗位人员必须严格遵照执行，无任何例外豁免情形。本制度所指合同归档范畴包含所有载有权利义务约定、双方签字盖章确认的正式文件，无论涉及金额大小、是否即时清结，均需纳入统一管理，仅单笔金额低于1000元且无后续维保、对账义务的即时清结小额耗材采购凭证，可免于按本制度立卷归档，由部门自行留存备查。

2归口管理权责划分

2.1法务管理中心为合同归档工作的统筹管理部门，主要权责包括：制定修订合同归档相关规则，对全集团合同归档工作开展业务指导，负责归档前的合规校验，牵头到期档案的价值鉴定，牵头处理合同归档相关的争议、追责事项，每年度组织不少于1次的全集团合同归档业务培训。

2.2集团及各主体档案管理部为合同归档的执行存储部门，主要权责包括：负责接收校验后的合同档案入库登记、分类编目、实体存储、电子备份，办理合同档案的调阅、复制、借出的登记流转手续，定期开展档案库房巡检与档案状态排查，按要求配合法务、审计部门开展档案核验工作，定期统计归档数据形成归档工作报表。

2.3各业务部门设置专职或兼职合同管理员，为本部门合同归档第一责