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传真收发管理制度

第一章总则

第一条为规范公司传真件的收发、处理、存储及销毁全流程管理，保障信息传递的准确性、时效性、安全性，防范商业秘密泄露、业务纠纷等风险，维护公司合法权益，结合公司实际运营需求，制定本制度。

第二条本制度适用于公司及下属各分公司、子公司、项目部所有传真收发活动，涵盖公司公共传真设备、部门专属传真设备、员工因工作需求配备的传真终端相关的所有操作。涉及国家秘密载体的传真收发，按照国家相关保密法律法规及公司保密专项制度执行，不适用本制度。

第三条传真收发管理遵循“统一归口、分级负责、权责清晰、安全高效、可追溯”的原则，所有传真件的处理均需留有操作记录，确保每一个环节责任到人、过程可查。

第二章职责与权限划分

第四条行政部是公司传真收发工作的归口管理部门，主要职责如下：

（一）制定、修订公司，组织制度宣传、培训及落地执行监督；

（二）负责公司总部公共传真设备的采购、安装、调试、日常维护、耗材更换及故障报修，每季度对公共传真设备运行状态进行一次全面检测，设备完好率需保持在98%以上；

（三）负责公司公共传真件的统一收发、登记、分拣、流转跟踪，对传真件处理时效进行督办；

（四）负责公司公共传真件归档管理，定期对各部门传真管理工作进行检查、考核，每年至少组织1次传真管理专项培训，覆盖所有涉及传真操作的岗位；

（五）负责统筹公司传真号码的分配、备案及变更管理，公共