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社区服务机构年度会议管理优化制度

为提升社区服务机构会议组织、决策落实和资料归档的效率，明确年度会议管理的执行要求，制定本制度。

目的与适用范围

本制度用于规范社区服务机构年度会议计划、会前准备、会议召开、任务落实和效果检查，适用于机构内部各部门及参与机构工作会议的人员。

会议管理遵循必要、精简、明确责任和闭环落实的原则。涉及服务对象个人信息的讨论，应限于履行工作所需的范围，并按机构现有的信息管理要求处理。

岗位职责

机构负责人审定年度会议安排，确定重要会议的召集人，并协调跨部门事项。确需调整年度重点会议计划时，由负责人确认调整方案。

各部门负责人根据工作需要提出会议事项，说明拟解决的问题、参会范围和预期结果；对本部门承办的会议，负责议题审查、材料质量及会后任务落实。

会议召集人确定议程、主持讨论并归纳决定事项。会议记录人员记录出席情况、讨论要点、决定事项、责任岗位和完成时限，会后整理并提交确认。

综合协调岗位汇总年度计划和会议记录，维护会议台账，提醒任务节点，按本制度组织年度检查。机构未设综合协调岗位的，由负责人指定承办人员。

年度计划与议题安排

每个年度周期开始时，各部门梳理例行会议、阶段性复盘会议和需要跨部门协商的事项，提交会议需求及预计频次。综合协调岗位据此汇总计划，标明会议名称、牵头部门、预计时段、参会范围和主要目的，报机构负责人审定。

部门提出会议议题时，应先判断事项能