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通讯录管理规章

一、总则

通讯录管理规章旨在规范企业内部通讯录的创建、使用、维护和更新流程，确保通讯信息的准确性、安全性和高效性。本规章适用于公司全体员工，旨在提升沟通效率，降低信息错误风险，并保护个人隐私。

二、通讯录的创建与维护

（一）通讯录的创建

1.各部门负责人负责本部门通讯录的初步创建，包括部门成员及主要联系人信息。

2.初始创建完成后，需提交至行政部审核，确保信息的完整性和准确性。

3.行政部将统一录入公司主通讯录系统，并分配相应权限。

（二）通讯录的维护

1.个人信息的更新：

-员工信息（姓名、职位、联系方式等）发生变更时，需在2个工作日内提交更新申请至行政部。

-行政部定期（如每季度）抽查各部门通讯录，核对信息有效性。

2.删除与停用：

-员工离职或职位变动后，其通讯录信息需立即标记为“停用”或“删除”。

-过期或无效信息由行政部定期清理，确保通讯录的实时性。

三、通讯录的使用规范

（一）权限管理

1.公司主通讯录系统采用分级权限管理，部门负责人可查看本部门成员信息，普通员工仅可查看公开联系人。

2.行政部负责权限分配，员工需通过申请流程开通或变更权限。

（二）信息保密

1.严禁员工擅自复制、传播或泄露通讯录中的个人隐私信息。

2.外部合作方需通过正式授权后方可访问相关通讯录信息，且仅限项目合作期间。

（三）使用流程

1.查询联系人：

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