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档案借阅登记审批流程

一、适用范围与核心原则

本流程是公司全门类实体、电子档案借阅行为的唯一合规依据，未按本流程完成审批的借阅行为一律按违规处置。

本流程覆盖公司所有档案门类，包括文书类、人事类、财务类、项目类、合同类、涉密类档案；适用主体包括全体在职员工、劳务派遣人员、外部协作单位（含审计、公检法、尽调机构）人员，所有借阅行为必须严格遵照流程执行，其中人事档案借阅严格遵照《企业职工档案管理工作规定》执行，财务会计档案借阅严格遵照《会计档案管理办法》执行，涉密档案借阅严格遵照《中华人民共和国保守国家秘密法》及公司保密制度执行。

档案借阅全环节遵循四项核心原则：

?全程留痕原则：所有借阅申请、审批、调档、归还环节必须有书面或系统记录，无留痕的借阅行为一律视为档案管理员失职；

?权责对等原则：谁审批谁负责、谁借阅谁保管，每环节责任落实到具体岗位，出现问题按节点追溯责任；

?最小知悉原则：档案借阅范围严格限定于工作必需的内容，无关内容不得提供，非必要不提供档案原件、不允许复制；

?涉密从严原则：涉密档案审批、查阅、管控标准高于普通档案，严禁降低涉密档案借阅管控要求。

二、权责划分

清晰的权责边界是避免审批推诿、档案流失的核心前提，各岗位不得越权审批、不得代签代批。

?借阅人：对提交申请材料的真实性、借阅期间档案的完整性、用途合规性、按时归还承担直接责任，需严格按审批范围查阅档案