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文件归档规则更新的公告函7篇

文件归档规则更新的公告函第（1）篇

尊敬的____：

我司近日对文件归档规则进行了全面更新，以提升文件管理效率和安全性。为保证各位同事能够及时知晓并遵守新的归档规则，现将具体内容公告

一、归档范围

1.所有公司内部文件，包括但不限于合同、协议、报告、会议纪要等。

2.外部文件，如客户资料、合作伙伴文件等。

二、归档方式

1.电子文件：请将文件保存至公司指定的共享文件夹，并按照文件类型进行分类。

2.纸质文件：请按照文件类型和年份进行分类，并整齐放置于档案柜中。

三、归档要求

1.文件命名：请按照“部门文件类型年份序号”的格式进行命名，例如：“财务合同2021001”。

2.文件内容：保证文件内容完整、清晰，无涂改、破损等情况。

3.归档时间：电子文件归档时间为每月底，纸质文件归档时间为每季度底。

四、归档责任

1.各部门负责人负责本部门文件的归档工作，保证文件及时、准确归档。

2.人事部门负责、检查文件归档情况，对未按要求归档的部门进行通报。

五、归档奖励

1.对归档工作表现优秀的部门和个人，公司将给予一定的奖励。

2.对违反归档规定的部门和个人，公司将进行相应的处罚。

请各位同事高度重视文件归档工作，严格按照新规执行。如有疑问，请及