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培训档案归档异常处理办法

一、归档异常分类与判定标准

培训档案归档异常指在培训档案收集、整理、移交、存储、利用全流程中，出现的不符合档案管理规范、可能影响档案真实性、完整性、可用性、安全性的各类问题。按照异常性质与影响程度，分为以下四类：

（一）轻微异常

指不影响档案核心效力，仅存在格式、编排类非原则性问题，无需补充收集原始材料，经简单调整即可完成归档的异常情形，判定标准如下：

1.档案页码编排错误，缺编、错编页码占总页码比例低于5%，且无页码缺失导致的内容断层；

2.电子档案命名不规范，未按照“培训批次-档案类型-形成日期”规则命名，但文件内容完整、格式可正常读取；

3.纸质档案装订不规范，存在装订钉松动、边角折叠、页面顺序颠倒问题，无页面破损、缺失情况；

4.归档目录与实际档案件数误差低于2%，且误差项为培训签到表复印件、课堂照片等辅助性材料；

5.电子档案元数据填写不完整，仅缺少档案整理人、移交人联系电话等非核心字段，核心字段（培训主题、培训时间、参训人员范围、考核结果）填写准确。

轻微异常单次出现不超过2项的，不纳入归档考核负面清单，整改后可直接通过归档审核。

（二）一般异常

指存在局部内容缺失、程序瑕疵，需补充收集部分辅助材料或修正错误信息后，档案可具备完整效力的异常情形，判定标准如下：

1.核心档案材料缺失比例低于10%，缺失项为培训课件、参训人员签到表手写