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民政信访案卷制作规范

一、适用范围与职责分工

信访案卷不仅是业务记录，更是行政行为合法合规的直接证据，明确职责分工是规范管理的起点。

1.1适用范围

本规范适用于各级民政部门在处理以下信访事项过程中形成的文件、证据、记录的收集、整理、归档、保管与利用工作：

?来访接待、来信处理及网络信访办理；

?信访事项的受理、交办、转送及督办；

?信访事项的复查、复核及信访积案化解；

?涉及民政业务的重大集体访及突发事件处置记录。

1.2职责分工

?业务承办人：负责信访事项办理全过程的材料收集。必须在结案后5个工作日内完成材料排序、编号及目录编制，并确保移交材料的真实性与完整性。

?科室负责人：负责案卷质量审核。必须在收到承办人移交的案卷后3个工作日内完成审查，重点核查程序合法性及证据链闭环情况，签字确认后方可移交档案室。

?档案管理员：负责案卷接收与入库管理。必须在收到案卷2个工作日内完成物理形态与目录核对，对不符合规范的案卷有权拒绝接收并退回重整。

二、案卷材料收集范围与标准

材料的完整性直接决定信访事项办理的定性准确性与复核抗辩能力，必须做到凡有办理动作必有记录留存。

2.1基本收集原则

收集材料必须保持原始状态。严禁使用圆珠笔或铅笔填写归档材料（油墨易晕染扩散且不耐光，铅笔易被摩擦篡改，导致档案在5~10年内字迹模糊）→必须使用碳素墨水钢笔或黑色签字