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公司文件(资料)管理制度模板

一、第一章总则

1.1第一条目的与适用范围

公司文件（资料）是经营决策、生产管理、法律举证的原始依据，管理混乱的直接后果是：文件找不到导致投标废标、版本用错导致按旧标准施工、印章文件外流导致法律责任无法界定。为规范文件的起草、审批、发放、使用、归档、销毁全生命周期管理，制定本制度。

本制度适用于公司全体员工及全部文件类型，包括：

?受控文件：规章制度、技术标准、图纸、工艺文件、合同文本、对外承诺函件——失控会造成直接经济损失或法律风险

?普通文件：一般性通知、会议纪要、工作报告、往来函件

?外来文件：法律法规、行业标准、政府批文、客户来函、监理指令

?记录类资料：表格、台账、检验记录、验收单据

1.2第二条定义

?受控文件：需对发放范围、版本状态进行严格控制的文件，加盖「受控」标识章，编制唯一分发号

?非受控文件：仅供一般参考，不跟踪版本和去向的文件，加盖「非受控」章

?版本：文件实质内容发生修改时递增的标识，修订前为A/0，第一次修订后为A/1，全面换版后为B/0

?归口部门：对该类文件负有起草、修订、解释、废止责任的部门

1.3第三条职责划分

角色

职责

权限边界

总经理

审批涉及公司全局的规章制度、对外承诺文件

签发后的文件任何人无权口头变更

分管副总

审批本系统内管理性文件

跨系统文件须报总经理

行政部（文件