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公司文件分类管理制度

一、第一章总则

1.1第一条目的与依据

文件的分类混乱是绝大多数企业管理低效的源头：同一份合同被三份编号、审批版本与签发版本混淆、员工离职时关键文件无源可溯。为规范公司文件的生成、分类、标识、流转、归档与销毁全生命周期管理，使各类文件「有源可查、有责可追、有据可依」，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》及公司实际管理需要，制定本制度。

1.2第二条适用范围

本制度适用于公司总部及各分支机构、控股子公司产生的全部文件，包括但不限于：

?纸质文件：合同、制度、通知、报告、图纸、单据、证照原件

?电子文件：OA/ERP系统生成的电子单据、电子签章文件、邮件存档、设计源文件

?记录类载体：会议纪要、检验记录、培训记录、设备运行记录

外来文件（政府部门文件、客户来函、供应商图纸等）参照本制度按「外来文件」类别管理。

1.3第三条职责分工

角色

主要职责

考核挂钩项

行政部（归口管理部门）

维护文件分类代码表、组织年度归档、办理销毁审批、保管密级文件

归档及时率≥98%

各部门负责人

审定本部门文件定级（密级/保管期限）、指定部门文件管理员

定级准确率、归档完整率

部门文件管理员

部门文件的编号申请、登记、移交、销毁清点

台账与实物/系统一致率100%

档案管理员（行政部下设）

集中保管归档文件、办理借阅登记、执行借阅权