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企业资料分类归档管理方案

我在公司行政部负责档案管理工作快五年了，这五年来我接过无数次找资料的需求，也亲眼见过好几次因为资料管理混乱出的问题——前几年投标，临近截止才发现找不到公司资质原件，全部门翻了三个小时才在一个堆了杂物的旧箱子底找出来，差点误了大事；还有之前老销售离职，手里的十几份客户合同都存在个人U盘里，带走之后怎么都联系不上，核心客户资料差点就丢了。这些事儿攒多了，我就琢磨着必须出一套清晰落地的企业资料分类归档管理方案，把乱糟糟的资料彻底理清楚，也给大家省点找资料的时间，不至于真要用的时候抓瞎。下面就是我结合公司实际情况整理出来的完整方案。

1方案制定背景及目的

1.1当前企业资料管理存在的核心问题

说句实在话，我们公司之前一直没有统一的资料管理规则，全看各部门自己习惯，时间长了问题真的不少。第一是分类混乱，没有统一标准，各部门各存各的，同样是客户合同，销售部存在自己的文件柜，财务部又留了一份，名称还不一样，找的时候两边跑还不一定对得上；第二是资料流失严重，电子资料大多存在员工个人电脑或者私人U盘，一旦员工离职或者电脑坏了，资料说没就没，纸质资料随便堆在库房，受潮、长霉、被老鼠咬的情况都有，好多老资料已经看不清字了；第三是调取效率太低，我刚接这个工作的时候，有人找一份三年前的项目验收报告，我跟着在库房翻了整整一下午，弄的浑身都是灰最后还没找到，耽误了对方的工作不说，我