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公证档案管理办法

一、第一章总则

1.1第一条目的与依据

为规范公证机构档案管理工作，确保公证文书及其相关材料的真实、完整、可用、安全，依据《中华人民共和国公证法》《中华人民共和国档案法》《公证程序规则》及《公证档案管理办法》的有关规定，结合本处实际，制定本办法。

1.2第二条适用范围

本办法适用于本公证处办理各类公证事项（民事、经济、涉外、涉港澳台公证）形成的全部档案，以及办理公证过程中收集的证明材料、谈话笔录、审批文件等衍生材料的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定与销毁全生命周期管理。

1.3第三条管理体制与职责分工

公证档案实行统一领导、分级负责、专人管理的体制：

1.主任（负责人）：档案工作第一责任人，每年至少听取2次档案工作专题汇报，审批档案销毁与对外借阅等重大事项。

2.分管副主任：主持档案日常工作，审批一般性利用申请，组织年度档案检查（每年12月开展）。

3.档案室（专职档案员，配置不少于1人）：负责接收、编目、入库、数字化、提供利用、安全巡查（每个工作日1次温湿度记录，每月1次安全检查并留存记录表）。

4.承办公证员及助理：负责案卷材料的收集齐全与立卷质量，对卷内材料的真实性、完整性负直接责任。

二、第二章归档范围与整理要求

2.1第四条归档范围

公证事项办结后，下列材料必须全部归档，缺一即视为不合格卷：

1.公证申