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劳动合同备案档案管理细则

一、第一章总则

总则不仅确立本细则的管理边界，更是划分人力资源部门、档案管理部门与各业务单元权责的基准线，旨在消除劳动合同托管过程中的推诿现象。

1.1制定目的与依据

为规范本公司劳动合同备案档案（以下简称“合同档案”）的收集、整理、保管、利用及销毁工作，防范劳动用工法律风险，根据《中华人民共和国劳动法》《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国档案法》及公司《档案管理总则》，制定本细则。

1.2适用范围

本细则适用于公司全体员工（含全日制、非全日制用工及劳务派遣人员）劳动合同的签订、变更、续订、解除或终止等全生命周期档案的管理。

1.3管理原则

?“双份同步”原则：合同文本必须“一式两份”，员工本人留存一份，公司归档一份，严禁公司代管员工本人文本。

?“一月一清”原则：当月签订或变更的合同档案，必须在次月第5个工作日前完成归档上架。

?“物理与数字双重闭环”原则：纸质档案与电子档案同步建立、同步调用、同步销毁。

1.4职责分工

?人力资源部（HR）：负责合同的起草、组织签订、初步收集及向档案室移交；对档案内容的真实性、完整性负责。

?公司档案室（行政部下设）：负责合同档案的接收、编号、装订、入库、保管及借阅审批；对档案的物理安全性负责。

?法务合规部：负责合同模板的审查，参与过期合同档案的销毁鉴定，并处理因档案缺失引发的劳动争议取