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教学档案电子化归档细则

一、总则

1.1编制目的与适用范围

教学档案是教学运行、教学建设与教学管理活动的原始记录，具有凭证价值与历史价值。纸质档案检索慢、易损毁、借阅受限，电子化归档可将其检索时间从数小时缩短至秒级，并实现异地调阅与权限管控。本细则用于规范本校教学档案从收集、扫描、著录、存储到利用、销毁的全流程操作，适用对象为教务处档案管理员、各学院教学秘书及兼职档案员。

适用范围：本科及研究生层次的培养方案、课程档案、试卷与成绩、毕业设计（论文）、教学检查与评估材料、教学事故处理记录等十一类档案（分类见3.1）。

依据文件：《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894—2016）、《纸质档案数字化规范》（DA/T31—2017）及学校档案管理办法。上述标准条文编号以现行有效版本为准，执行时由档案室负责核对版本更新。

1.2职责分工

角色

职责

考核节点

教务处分管处长

审批归档计划、权限开通与销毁申请

每学期初审批，3个工作日内批复

档案室专职管理员

制定年度归档计划、终检质量、系统维护、备份管理

每月质量抽检报告

学院教学秘书

收集本学院应归档材料、初审完整性、按期移交

每学期第2周前移交

兼职档案员（各学院）

扫描、著录、挂接

移交后10个工作日内完成

系统管理员（信息中心）

账号权限配置、