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合同档案保管借阅管理规定

一、适用范围与管理职责

合同档案是公司主张权利、履行义务、追溯责任的核心法律凭证，管理疏漏直接导致举证不能、商业秘密泄露或经济损失。本规定适用于公司总部及全资、控股子公司所有对外签订的民商事合同、协议、补充协议及关联文件的全生命周期管理，公司内部签订的各类目标责任书、岗位协议参照执行。各主体管理职责明确如下：

1.法务部为合同档案归口管理部门，配备1名专职档案管理员，负责档案归档验收、台账登记、库房运维、借阅流程审核、档案定期盘点、异常事件上报，对档案的完整性、安全性负直接管理责任；

2.各业务部门合同经办人为档案归档第一责任人，对所提交归档资料的真实性、完整性、及时性负直接责任；

3.信息技术部负责合同档案管理系统的权限配置、数据备份与安全防护，对电子档案的系统稳定性、数据安全性负技术责任；

4.审计部负责每季度开展档案管理合规性抽查，对制度执行情况负监督责任；

5.各部门负责人为本部门档案管理第一责任人，负责本部门员工归档、借阅行为的审批与监督。

二、合同档案归档规范

归档环节的核心要求是“原件齐全、要素可查、责任可溯”，缺件或归档滞后是后续档案管理风险的源头。

2.1归档范围

所有与合同签订、履行、变更、终止相关的正式文件均需归档，具体包括：

?合同核心文件：加盖双方骑缝章的合同正文原件、补充协议、变更/解除协议、附件（含技术方案、报价