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商贸公司会议管理工作流程与记录表

一、流程概述

本流程用于规范公司各类会议的发起、审批、筹备、召开、记录、纪要形成与决议跟踪全过程，确保会议议题聚焦、参会人员到位、讨论有据可查、决议能够落地。公司业务以商品采购、销售分销与客户服务为主，会议是跨部门协同订单、库存、价格与客户事项的主要决策场合，会议管理失控会直接造成信息断层与执行偏差，因此有必要将会议从临时召集转为按流程运行。

本流程适用于公司总部及各业务部门组织召开的周例会、部门例会、业务专题会、公司级经营分析会以及临时紧急会议。会议形式包括现场会议、视频会议与电话会议，均按本流程执行。

下列情形不适用本流程：公司股东会、董事会等治理层会议，按公司章程另行规定执行；对外举办的客户答谢会、招商会、展销会等营销活动，按活动策划流程管理；部门内部不超过三人、时长不超过十五分钟的即时沟通，可不履行申请审批手续，但涉及对外承诺或资金支出的事项仍须形成书面记录。

二、流程角色与职责

（1）会议发起人：提出会议需求，填写会议申请单，明确会议目的、议题、期望产出、参会范围与时长，会前提交议题材料，会后对决议事项的执行负第一责任。

（2）会议召集部门（通常为综合管理部或发起人所在部门）：审核会议必要性，协调会议室与设备资源，发布会议通知，跟踪参会确认情况，汇总会议材料。

（3）会议主持人：控制会