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公文处理管理规定 JNLHZS-GWCL-08-A/1 版 次 A/1 分发号 受控状态 受控 非受控 作废 编制/日期 审核/日期 批准/日期 2008年 月 日发布 2008年 月 日实施1、目 的 为使本公司的公文处理工作进一步规范化、制度化、科学化，参照《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999），结合公司的实际情况，特制订本规定。 2范 围 a) 本规定对公文处理的程序、行文关系、公文撰写等方面的管理作出了规定； b) 适用于济南林海装饰工程有限公司本部及所属各项目经理部； c) 同样适用于公司内部网信息发布审批程序。 3定 义 a) 公文是公司实施QEO管理过程中所形成的具有法定效力的规范体式的公务文书，是传达贯彻上级单位的方针、政策，发布公司的规章和措施，请示和答复问题，安排生产经营活动，布置和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具； b) 公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 4职 责 a) 行政人事部是公司公文处理管理机构，负责公司公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁，并指导各部门的公文处理工作； b) 各部门是部门公文处理管理机构，负责部门公文的统一发放、传递、立卷、归档和销毁。各部门应当设专职或兼职文秘负责公文处理工作。 5程 序 公文种类 公司常用的公文种类主要有： 5.1.1 决定 适用于对重大事项或重大行动作出安排。 5.1.2 通知 适用于发布规章制度；转发上级单位的公文；要求办理和需要各部门周知或共同执行的事项；任免和聘用干部。 5.1.3 通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 5.1.4 报告 适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。 5.1.5 请示 适用于公司向上级单位请求指示、批准。 5.1.6 批复 适用于答复所隶属单位请求事项。 5.1.7 函 适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间相互商洽工作、询问和答复问题，向其他业务主管部门请求批准等。 5.1.8 会议纪要 适用于记载和传达会议情况和议定事项。 公文格式 公文格式由文头、行文、文尾三部分组成。 5.2.1 文头部分 包括文头名称、发文字号等项，若系密级文件和紧急公文，则还应包括密级和紧急程度。 5.2.1.1 文头名称： a）以公司办公会名义颁发的文件，使用“济南林海装饰工程有限公司办公会文件”的红色文头发文； b）公司在经营活动中以公司名义对内、对外发布的文件，使用“济南林海装饰工程有限公司文件” 的红色文头发文。公司各职能部门以公司名义对内、对外发布的公文也同样使用“济南林海装饰工程有限公司文件”的红色文头发文； 以公司名义向上级政府主管部门报告、请告时，使用上行红色文头发文。 c）以部门名义对公司内部发布的事务性文件及公司内部办理例行公事与应急公文等，使用“济南林海装饰工程有限公司便函”的普通文头发文； d）传真 公司及各部门对外或对项目经理部发传真以“济南林海装饰工程有限公司传真”的普通文头发文。 e)会议纪要 公司会议纪要分为二类： “总经理办公会会议纪要”、“专题会会议纪要”。由公司总经理或其委托人主持召开的工作会议称为总经理办公会，并形成总经理办公会会议纪要，由总经理或委托人签发；由分管领导主持召开的分管工作会议称为专题会，并形成专题会会议纪要，由分管副总经理签发。 以上二类会议分别对应“济南林海装饰工程有限公司总经理办公会议纪要”、 “济南林海装饰工程有限公司专题会会议纪要”的格式。 5.2.1.2 发文字号由机关代字、年号、顺序号组成，年号应该写全。 a)为减少公文字号种类，公司（含各部门）在经营活动中以公司名义对内、对外发布的公文，尽量使用“林海装饰字【【”等语。 b)正文中用数字表示多层次结构时，标识方法为： 第一级用一、二、三、．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．5.4.1公司的发文分为对内发文和对外发文。对内发文的对象为公司各部门及项目经理部，对外发文的对象包括各级政府、相关部委、客户、合作伙伴等。 5.4.2发文处理一般包括拟稿、会签、审核、签发、印发等程序。 5.4.2.1拟稿 公司发文由发文部门按照“公司行文格式”要求草拟好送审稿，经部门负责人签字后，由人事行政部登记统一编号、填写拟文会签单。 部门发文由发文部门按照公司“便函格式”要求草拟好文稿，并由各部门文秘统一登记、编号，送部门负责人审核签发。 发文部门草拟公文时应做到： 公文内容不得与国家法律、法规、政策和公司的制度、规定相抵触。 情况确实，观点明确，条理清楚，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。 人名、地名、数字、引