办公室系统策略规划 .ppt

辦公室系統策略規劃 學習目標 辦公室自動化的策略規劃是資訊系統規劃與整體組織規劃的一個元件。 區別實施辦公室技術的規劃、分析與設計以及安裝階段。 規劃過程中所包含的程序、工具與文件。 辦公室系統研究的目標，包含人與活動。 在小型組織中辦公室系統規劃的本質。 在辦公室自動化的過程中，在組織管理單位工作的人也應是整體組織策略規劃程序的一部分。因為所謂的辦公室系統包含了用以輔助管理者、專業人員與本公司支援員工在的資訊科技，這些系統會和組織的每一個部份互動，如果能仔細的規劃，將可提昇辦公室系統整體的效率與效能，並改善使用者的工作品質。 在組織資訊系統策略規劃中的辦公室系統與使用者自建系統 有些組織非常慎重地檢視並修改他們對科技的規劃，有些則在認為策略會發生重大改變時才檢視其規劃。 規劃是一種持續的程序。整體組織典型的策略規劃可以包括了組織中每個功能區域與支援群組中的元件。 辦公室系統和使用者自建系統應是企業資訊系統的一部分，因此辦公室系統的策略規劃也只是資訊系統策略規劃的一部分。 使用者自建系統的定義 使用者自建系統或稱之為終端使用者自行電腦應用（EUC）。 其定義是：非資訊部門的電腦使用者，為達到或提升其工作績效及品質，直接透過具有親和力的軟硬體或透過資訊部門專業的協助，來使用軟體工具發展資訊應用，以滿足其資訊需求的過程。 OA / EUC規劃與資訊系統的關係 資訊系統部門規劃了整體組織活動的複雜資訊系統，這包含了支援會計與財務的系統、組織中所有部門都能夠存取的中央資料庫與處理生產及行銷相關資訊的電腦系統，規劃系統來支援資訊科技的終端使用者對資訊的需求，也是占規劃資訊系統中的一部分。不論是這種方式，還是獨立的活動，都屬於一種規劃，而且規劃必須支援組織的整體目標與策略方向，否則科技將再沒有考慮到其影響的情況下被導入。 辦公室系統策略規劃的範圍 規劃階段 策略規劃不單單是安排時程和預測，而是願景。願景的定義是為對不可見事物的感知、敏感的心智以及敏銳的洞察力，也是用來表示察覺目標的洞察力與能力，並發展計畫以達成這些目標，所以規劃就是由願景所驅動的。 策略包括了達成複雜的目標要所作的詳細規劃與方法。 辦公室資訊系統的策略規劃包含了整個組織的規劃，因為辦公室系統會影響到組織的每個部份。 辦公室科技將可在組織中發揮最大的影響力，這樣的願景是很重要的，因為辦公室系統是支援性的系統，它們必須支援組織的目標。 辦公室系統的策略規劃 組織及現有辦公室系統的評估。 找出現有辦公室系統中的問題、沒有效率與沒有效能的程序。 收集關於必要系統元件與選擇性系統元件的資料，使得科技和程序的改變能造成最大的改善。 撰寫規劃文件，並詳細描述不久的將來、長期的願景以及在環境改變時能夠調整的結構。 分析與設計階段 分析與設計階段會檢查規劃階段所收集的初期資料並找到許多其他的問題，像是獲利性、成本合理性，以及對組織競爭力的貢獻。而現有科技也會被分析，並找到可能的新科技。在這個階段組織會做先導性研究與可行性分析，藉以知道新科技可能發生的衝擊。也會詳細研究終端使用者需求與滿足這些需求的成本。 實施階段 狹義來說，它用來決定與選擇在安裝分析設計階段所建議的系統科技的範圍，像是軟硬體評估、供應商的選擇、技術的安裝與後續的評估。 廣義來說，實施代表了從規劃開始，到系統分析與設計，到軟硬體安裝及後續對系統元間的評估及一個完整的分析活動。 規劃環境 辦公室系統規劃的複雜度和組織複雜度與其任務的大小有關。 組織過去安裝辦公室科技的經驗暗示了所期望的特定環境，同時與這些因素相關的課題也應在開始大規模安裝新科技前被確認。 規劃階段的三個部份：影響規劃的因素、規劃相關的活動、規劃後的產出。 影響規劃的因素 高階管理者的支援。 終端使用者的參與。 企業規劃或任務的描述。 組織結構。 規劃相關的活動 選擇研究小組 分析現有組織目標、企業規劃與科技規劃 向終端使用者收集資料： 使用的科技 資訊相關的工作 問題 需求 記錄規劃與程序 規劃後的產出 辦公室系統研究報告 辦公室系統的策略規劃（資訊系統的一個策略元件） 系統分析與設計的程序 規劃小組 資訊系統專業中，關於使用者層級的技術之觀點變化非常的大，他們對科技的認識與知識及科技能提供給個人的支援都會受到限制，因此獨立的辦公室系統和辦公室自動化專案小組會比將責任加諸在現有群體更好，而由所有會受到辦公司技術影響之群體的代表所組成的辦公室系統小組是最好的選擇。這些群體可能包括了資訊系統、使用者支援、管理性支援、電訊以及資訊/影像管理單位。 辦公室系統分析與設計的支援與一般性地指導可以來自組織外部，但規劃與實施指導最好還是由內部人員來做，因為他們對組織及組織目標的了解，遠比外部的人來的敏銳。因此，內部人員對組織的了解，加上外部顧問的客觀，可以建立一個可運作