《归档文件整理规则》解读.pptVIP

《归档文件整理规则》 解 读 单位： 四川省档案局经科处 邮编： 610031 电话： 028地址： 成都市花牌坊街191号 QQ: 337246687 相关文件目录 1、《归档文件整理规则》 中华人民共和国档案行业标准 DA/T22-----2000 ( 以下简称《 规则》) 2、四川省档案局《关于企业参照执行〈归档文件整理规则〉的意见》的通知 川档发[2003]15号 ( 以下简称《 意见》) 3、四川省档案局《关于施行归档文件整理规则的几点意见》（川档发[2001]24号） 第一部分：《归档文件整理规则》出台的背景、目的、意义及其特点 第二部分：解读《归档文件整理规则》及《关于企业参照执行〈规则〉的意见》（川档发[2003]15号） 第一部分：《归档文件整理规则》出台的背景、意义及其特点 一、背景 ▲ 文件办理完毕后，必须经过系统整理，才能归档保存。将零散的文件材料根据其相互联系、特征和保存价值分类组成案卷的整理过程，就叫做立卷。 ▲ 由于立卷方法繁琐、复杂，主观随意性较大，很难把握案卷的质量，每年的立卷归档成为专兼职档案人员的一项沉重的工作负担。机关、企事业单位档案工作人员改革归档文件整理方法的呼声日益高涨。“简化整理，深化检索”成为大家的共识。（必要性） ▲ 随着各单位办公自动化进程的加快，计算机技术越来越多地应用于档案管理，其高效、快捷、灵活的检索方式，为立卷改革提供了新的方向和可能（可能性） 二、目的 为了适应档案管理现代化的需要，规范归档文件的整理方法，贯彻“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的业务工作方针，提高工作效率，推进归档文件整理工作制度化、规范化、现代化， 2000年12月6日, 国家档案局出台了新的行业标准《归档文件整理规则》，并于2001年1月1日正式实施。《规则》规定：对应作为文书档案保存的纸质文件材料不再立卷 , 以“件”为单位进行整理。 三、意义 归档文件整理工作是公文处理工作的最后一个环节，也是档案管理工作的开始，这是一项承前启后的工作，是档案工作的基础，关系到文件归档后的安全保管和有效利用，直接影响档案的质量和档案工作的开展。《规则》的出台，对归档文件整理工作的科学开展、周密组织和有效监督，确保归档文件的整理质量具有十分重要的意义。 三、特点 《规则》采用与传统立卷方法完全不同的思路，从“简化整理、深化检索”出发，对归档文件整理工作的许多环节进行了调整或简化，概括起来有简化?、兼容 、灵活三个特点 （一) 简化? ?1、从检索的实际需要及减轻整理工作量出发，取消案卷，实行文件级管理，简化整理程序，放宽对归档文件实体的整理要求，免除了繁琐、复杂的组卷过程， 2、分类方法确定为年度、保管期限、机构（问题），并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次。 3、装订以“件”为单位进行，对装订材料不做统一规定，只要符合档案保护要求即可，装订方法也不限于“三孔一线”。 4、排列方法强调按事由排列，时间、重要程度等作为参考因素，可根据实际情况选用。 5、归档章的位置不限于文件首页右上角，首页上端空白处皆可。 6、取消案卷、卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归档文件目录。 7、无需编页号，归档文件目录改设“页数”项。 8、归档文件直接装盒保管。 9、无需拟写案卷题名和填写案卷封面。只需填写档案盒盒脊。 10、档案盒的项目设置有了较大变化。如封面只设“全宗名称”项。 （二）?? 兼容 ? 1、制定《规则》的一个重要原则，就是兼顾计算机和手工两种管理方式。这是从我国情出发的一种现实考虑。企事业单位档案工作目前乃至相长的时期尚处于手工和计算机两种管理方式，《规则》在立足适应现代化管理需要的前提下，兼顾手工管理的方式，做到既有导向性，又体现出过渡性。 2、《规则》在简化整理的同时，也兼顾了档案馆管理的需要。如《规则》将件号区分为室编、馆编两种，并在设计归档章、盒脊等格式预留了位置，以方便进馆时重新编号。 3、《规则》适用范围的界定同样体现了兼容性。适用范围规定：“我国各级机关、团体和其他社会组织”，适用范围中未将现代化管理水平作为明确的限定标准提出，以方便各地档案行政管理部门根据本地区实际情况自行掌握《规则》的推广进度和推广面。 ? （三）灵活 ?1、《规则》作为通用的行业标准，必须具有普适性。在保证整理质量，便于检索的前提下，不同机关、企事业单位具体做法可以有所不同。如有些条款对一些整理项目只提出原则要求，各级地方档案行政管理部门可以因地制宜地提出具体要求，各企事业单位也可以根据自身实际选择适宜的整理方式。 （1）分类只限定基本分类方法，