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* * * 时间管理 吴宏晖 2007 06 23 时间的特点 1. 时间是( )的资源--我们看不见，摸不着。 2. 大家( )享有--每个人都一样多。 3.不利用会（ ）消逝—时间有自己的脚步。 4. 时间是无法（ ）的—我们不能利用昨天。 5. 不能（ ）--送你一万年？。 6. （ ）的时间是不变的，但是（ ）的时间是可变的. 7. 时间过去了，不在（ ）--永远往前走。 管理时间 时间管理! 这句话是不准确的。 从正确的意义上讲，时间的指针是我们无法控制的。 不是管理时间的问题。而是，管理 的问题。 关于时间的理论 没能专心工作的 大部分（时间） 全部时间的 80% 专心工作 （的时间） 全部时间的 20% 全部业务的 20% 80%的时间内完成的 工作量 = 80% 一天的利用情况 一天的工作量 上午 8:20， 王娟到达办公室。她很高兴自己可以到得这么早，这是完全有必要的，因为她的台面上积 压了很多文件。她开始过滤邮件。当她读过第一条后，发现这个问题必须要等到上司来才能处理。她把 它放在一边，开始读下一条。这条消息与她上司正在进行的一个项目有关，她得将有关的信息归档。所 以她下楼复印，复印件归档在该客户的文档中，原件放在上司的桌上。 ? 当她继续阅读时，发现了一个有关海外留学的广告，这一直是她心中的梦想。她仔细的阅读，好象自己 已经在通往美国的飞机上。当她被嘈杂声打断时，发现已将近9点，同事都来上班了。 ? 她把剩下的邮件推向桌角，拿起一份客户报告，她答应上司明天交给他，尽管估计要花两天的时间才可 以完成。当她打开文件时，李玲和张丽走过她桌旁，并邀她一起喝杯咖啡。王娟觉得5分钟没什么问题， 李玲和张丽激动地谈着昨天晚上看的电影。在不知不觉中，十五分钟过去了，王娟赶紧回到自己桌旁。 ? 当她坐下来时，电话响了，是她的上司刘墙让她出席上午十点的会议，负责记录。这件事很重要，王娟 看了一下手表，没时间准备报告了，所以她将文件放在一边，发誓这是午餐后的第一件事。 ? 下午并没有好多少。几个来访者，几个电话，几封信，一天就这样过去了。明天要交的报告没有进展。 她看了一下表，6：30了 ，如果今晚不能和丈夫一起吃晚饭，他会很失望的，因为今天是他们的结婚纪 念日，她决定不了是继续工作，还是回家。她不禁奇怪，李玲和张丽怎么有时间晚上去看电影。 ? 王娟的问题是什么？ ? 是什么浪费了她的时间？ ? 你可以给王娟什么建议？ 办公室里的故事 时间管理矩阵 重要 不重要 紧急 不紧急 在于自己的意志 受周围环境影响 A：在下发会议通知时，将会议内容尽可能详细地通知到每个人，确保他们对会议进程和目的了解地足够清楚。 B：筛选一下参加会议的人员名单，避免选中那些工作过于忙碌或者本来就反感开会的人来参加。? C：在做会议计划时认真了解一下大家的时间表，并和每个与会者提前沟通好时间，在会前将议程打印稿发给每个与会者。 D：确定会议进行的基本原则，并为议题进展的不同环节指定发言人与主持讨论者，事先就把相关内容送给他们。? E：约请一位职位级别较高的领导来参加会议或者协助主持会议，避免大家因为职位没有统属关系而行为难以约束。 我如何安排这一天 和多年的老上级共进午餐（1-1.5小时） 处理积压过多的公文（1-1.5小时） 与业务骨干讨论上个月的工作问题（2 小时 ） 处理急待回复的若干信件（1小时） 浏览相关的行业杂志（0.5小时） 为下个月的部门会议准备口头汇报； （1小时） 为关系密切的其他撰写项目建议书（2-3天） 回复直接领导分派的工作（0.5小时） 批评工作有问题的小李，与其谈话（15分钟） 参加下午两点的管理会议，但议题不明（预计1小时） 聆听下属关于项目进展情况的报告（0.5小时） 所谓目标，是指在一定的期间内必须达到的目的、意图及所期待的结果。目标指明了 的方向，也是衡量成功和失败的尺度。同时，也具有联系组织和个人的机能。 目标、方针、计划 目标： 一定期间内必须实现的目的 方针： 实现目标的方法、方向或是努力的重点（具体的手段、方法） 计划： 为实现目标而采取的合理的执行顺序。 目标 方针 目标 方针 目标 方针 （部长目标及方针） （局长目标及方针） （我的目标及方针） 计划 计划 计划 什么是目标 □ Specific : 具体 □ Measurable : 可衡量 □ Result-oriented : 结果指向 □ Time-bound : 有时间限制 □ Attainable : 可行 制