公文管理办法-海尔地产管理制度.docVIP

公文管理办法 编制人 编制日期 审核人 签发人 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 签发人 目的 为使集团公文管理工作规范化、制度化、科学化，根据公司实际情况，制定本办法。 适用范围 本办法适用于集团范围内部、上下级之间、外部往来文件的处理。 术语和定义 法定公文：指集团与政府有关部门、上级主管系统、集团内部各部门之间、下属公司以及集团与不相隶属的各企事业单位和社会团体往来的文件；文种以《国家行政机关公文处理办法》为依据。 决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位和人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。 通知：适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项，任免人员。 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。 请示：适用于向上级单位请求指示、批准事项。 批复：适用于答复下级单位的请示事项。 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。 会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。 机要文书：凡符合下列条款之一者，均属机要文书范畴： 关于集团业务经营发展的重要方针、策略或规划方案、文件； 关于集团机构体制设置和重要人事任免方案、文件； 关于重要会议的记录、纪要、决定等文件资料； 关于集团尚未公布的投资及房地产开发、土地开发等项目的调研、勘察评估分析资料； 集团对外经营的有关重要契约、协定等文书资料； 其他有关重要机密文书资料或机密事项。 分管领导：分管专业业务的高管人员，即集团副总裁以上的领导。 职责 总裁办公室职责 负责统一处理集团往来公文； 负责收文办理的登记、分发、拟办、督办、立卷、归档、销毁等； 负责发文办理的核稿、审稿、编号登记、缮印、用印、立卷、归档、销毁等。 其他职能部门职责 负责收文办理的承办，即：提出办理意见或执行领导指示； 负责发文办理的拟稿、校对、发送。 负责起草经济类文书流转表式。 分管领导职责 负责对收文办理中涉及到本人分管的文件进行批示； 负责对发文办理中涉及到本人分管的文稿进行审阅。 总裁职责 负责对收文办理的文件进行批示； 负责对发文办理的文稿进行签发。 工作内容 法定公文格式 集团的公文一般由集团名称、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、印章、附件、主题词、抄送单位、印发或电子邮发单位、印发或电子邮发日期等部分组成。 行文规则 行文请示要求做到： 5.2.2.1一文一事，具有可操作性； 5.2.2.2一般只主送一个单位（包括向有关主管部门请求批准的“函”）；如需同时报送其他单位，可以用抄报形式，但不得同时抄送下级单位； 5.2.2.3一般不得越级请示；因特殊情况必须越级请示时，应当抄报被越过的上级单位，并在文中写明越级的理由； “报告”中不得夹带请示事项，不应出现“请批复”、“请审批”等字样。 凡是能通过当面协商、电话联系等方式解决的事务性工作，不必行文。 起草、修改、抄写、批示文件，应使用钢笔、毛笔或水笔，不得使用圆珠笔、铅笔书写。所有文字材料应字迹清晰、端正。 集团各部门如以集团名义对外发文，应由总裁办公室统一编号、核稿、集团总裁签发、打印，并经总裁办公室加盖集团公司印章后，由部门自行分发。 以集团名义发文，必须使用总裁办公室统一印制的《发文单》。 公文办理 收文办理 5.3.1.1来文签收由总裁办公室负责。外部会议的文件和资料应由参会部门交回总裁办公室统一办理。法院、仲裁机构送达的法律文书则必须交由集团审计法务中心签收，签收后按照收文流程办理。 5.3.1.2收文流程： 编号登记→分发→拟办（此3个环节由总裁办公室负责）→批办（按照集团现行文件规定由董事长或总裁）→承办（主管领导/相关部门）→督查→立卷→归档（此3个环节由总裁办公室负责） 发文办理 5.3.2.1发文流程： 拟稿（承办部门）→核稿（总裁办公室）→审稿（承办部门的分管领导）→签发（按照集团现行文件规定由董事长或总裁）→校对、缮印（总裁办公室组织承办部门）→用印（总裁办公室）→发送（承办部门）→预立卷（承办部门）→归档或销毁（总裁办公室） 部门只可以对下属公司发文，各部门必须自行编号，报分管领导签发后，由部门印制、发送、预立卷、定期归档。 一般公文，应当在12小时（工作时间）内传阅完毕，如遇阅办人出差，应与阅办人取得联系，商定处理办法，确保在规定的时限内办理完毕。 紧急公文，应当提出办理时限，并在时限内办理