企业管理-企业档案管理办法（ 18页）.docVIP

档 案 管 理 办 法 编 制 审 核 批 准 生效日期 为实现公司档案归档管理和管理利用的标准化和规范化，严格公司档案管理,保证档案管理有效性、规范性，更好地为各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和《档案法实施办法》的有关规定，结合本公司的实际情况，制定本办法。 1 适用范围 档案是指:物管公司总部及所属管理处、各职能部门在各项工作和活动中直接形成的，具有查考使用价值的各种不同形式和载体的原始记录，是准确、完整、系统地反映本公司物业管理和经营活动的真实内容和历史过程的重要依据，是公司的宝贵资源。 2 定义 员工在各项工作活动完结时，都应将工作中形成的各种档案材料交由所在部门的档案人员统一归档；各部门当年归集的档案材料应于次年六月底前完成档案整理和移交。 3 档案管理机构和职责 3.1 档案管理机构 3.1.1根据档案工作实行统一领导、分级管理的原则，设立公司本部档案室，并由公司前台文员兼任档案管理员；各管理处相应设立管理处档案分室，并指定专人为档案管理员；管理处各职能部门设兼职档案管理员。对各种门类和不同载体的档案，采取档案实体，由本部档案室和各管理处档案分室保管。 3.2公司本部档案管理员职责 3.2.1认真贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、规定和办法。 3.2.2制定和不断完善公司各项档案管理制度，创造良好的档案工作环境，逐步实现档案管理的制度化、规范化、科学化。 3.2.3在统一领导、分级管理原则下，负责对公司各部门和各管理处、各职能部门的档案管理进行业务指导和监督、检查。 3.2.4承担公司本部以及各管理处、各职能部门必须移交公司的各类档案的保管，并切实做好档案库室的保密、安全防患管理。 3.2.5及时为公司各项工作提供档案服务，为领导决策提供可靠的数据。 3.2.6积极开展档案的编研工作，编写公司的组织沿革、大事记、全宗介绍、基础数字汇编和专题文件汇编等编研材料。 3.2.7对档案定期进行统计、鉴定、销毁和移交工作。 3.2.8办理领导交办的其他工作。 3.3 管理处档案管理员职责 3.3.1负责管理处各类档案的归档管理、编目、电脑著录工作； 3.3.2负责管理处档案室日常各项管理事务，包括各类档案的接收、排列、标识、保管、保密、借阅、统计、销毁、移交以及档案库房的七防（防盗、防火、防潮、防虫、防尘和防有害微生物）等工作； 3.3.3负责检查、指导和监督各职能部门兼职档案员的档案业务； 3.3.4协助公司本部档案室拟写公司的组织沿革、大事记、全宗介绍、基础数据汇编和专题文件汇编等编研材料； 3.3.5按时完成管理处布置的工作任务和档案管理工作任务。 职能部门兼职档案员职责 3.4.1负责配合公司本部档案室和管理处档案室归档材料（会计档案除外）的收集、归档整理、编目、保管、移交工作） 3.4.2做好所在职能部门档案的借阅登记工作。 4 档案分类方法 4.1 类目设置: 本公司档案共设置六个一级类目，一级类目下设二、三、四、五级属类；二级属类按物管公司机构而设，三级属类按管理处机构而设，四级属类按各分职能部门而设，五属类按档案类别而设。如下图： 类目名称 一级类目代号 二级属类代号 三级属类代号 四级属类代号 五级属类代号 业务类 0 物管公司 G80 本部 RML 行政人事部 XZRS 内部工作联系单 W 工程类 1 时代 RMA （行政资料） XZ 备忘录 M 文书类 2 岭南 RMS （人事资料） RS 会议纪要 MU 声像类 3 逸彩 RMY 财务部 CW 电子邮件 E 会计类 4 工程部 GC 传真 F 荣誉实物类 5 客服部 KF 物管理公司 0 保安部 BA 项目管理中心 1 合作公司 2 往来公司 3 4.2一级类目名称解释： 4.2.1业务类档案是指：反映本公司下属管理处从事物业管理与经营等职能活动的各种真实记载，包括大厦楼宇（小区）的配套设施的文件和图纸、业主或业主委员会的资料、租户资料及房屋维修任务书、委托书、各类协议合同、登记表、装修表、各类设备的操作规程，服务中心与业主（客户）之间的往来文书等。 4.2.2工程类档案是指：各种办公、动力、汽车等设备仪器的使用说明书、安装说明书、系统图、线路图、装箱单、合格证、保修卡等资料； 4.2.3文书档案是指：公司及各部门、管理处在各项行政事务、经营管理、党群工作中产生的各种书面记录，是本公司基本职能和历史概貌的真实反映。 4.2.4声像档案是指：具有保存价值的照片（正底片）、录音、录象带、光（磁）盘、电影拷贝及有关文字说明，它反映本单位各项活动的生动而形象的真实历史记录。 4.2.5会计档案是指：会计凭证、会计帐簿和会