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Essential Skills for Executive Secretary 行政秘书技能培训 行政秘书技能培训… The Role of the Executive Secretary  第一章: 行政秘书的角色 秘书人员由其所服务的单位性质不同而有大体的分类。如服务于政府机关的统称为“机关秘书”，眼务于工矿企业的统称为“企业秘书”，服务于私人的则统称为“私人秘书”，此外，还有“商业秘书”、“涉外秘书”等等。 同在政府机关和某种企事业单位的秘书，则又因其工作的内容或专业不同而有更细的划分。如在政府机关中主要从事日常行政工作的被称为“行政秘书”，主要管理机密文件的被称为“机要秘书”，主要从事撰文拟稿的被称为“文字秘书”，高等院校的院、系则有“教学秘书”＼“科研秘书”和“行政秘书”之分。 A 行政秘书…… 他们在机关或企事业单位内处理函件，收集资料，管理档案，接待来访，办理会务，编制工作程序表；管理办公室设备、器材、用品和小额现金，购置办公物品；办理上司交办事项，安排上司的会晤＼差旅事宜等等。 B 公司秘书…… 又称“董事会秘书”、“执行秘书”。他们执行董事会决议或董事会指示，监督并管理公司财务＼人事＼对外联络事务；与公司总经理及各部门经理保持公务联系，做好协调工作；组织董事会，向董事会汇报公司财务、人事等情况，答复董事质询等。 C 通讯秘书…… 他们普遍服务于政府机关、社会团体和大中型企业。其职责是负责办公室电话＼电报、电传、信件等通讯事务；文件的起草＼打字、誊印＼编排、校对；记录上司口述或会议情况，整理录音，传递上司口头指示和书面指令等等。 d 技术秘书…… 这类秘书人员服务于政府技术部门或工程技术公司。他们从事记录＼编写技术资料、文件、科技合同，绘制图表，编制技术项目预算；保管技术性文稿、图纸＼表格等。 E 医学秘书…… 这类秘书人员服务于医院或私人诊疗所。他们负责与病人约定诊疗时间、挂号、收费，办理住院手续；打印病史资料和医疗护理记录；帮助配药、送药；负责订购药品、医疗器材和办公用品等。 f 法律秘书…… 这是指服务于法院、企业及社团律师或私人律师事务所的秘书人员。他们负责接待或随同律师访问当事人，记录、整理当事人口述，起草、打印法律文件；安排法律事务处理程序；保管法律文件或证明材料；执行律师交办的其他事务等。 服务的直接性…… A 秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么； B 秘书做工作几乎都是领导亲自指派＼直接安排的，秘书也是直接向领导请示、汇报的； C 秘书做工作是直接对领导负责的，其结果＼成败与领导直接有关。 服务的稳定性…… 很多职业的服务都有其“业缘性”和“偶然性”。比如营业员与顾客之间，一次商品交易完成了，其关系就结束。医生给病人治疗，病人治愈或不 治身亡，其关系也就随之断绝。而秘书与其服务对象之间却有相对的固定 性。可能是几天几个月，也可能长达几年甚至几十年，要到秘书自己辞职或被解聘才告结束。 知识化…… 秘书以处理书面信息为主要工作内容，以办公室或称“写字间”为主要工作地点，以笔墨＼打印机、复印机、电话＼电脑等现代工具＼设备为主要工作手段。秘书必须具有中等以上文化和专业知识为基础。秘书属于知识分子，属于办公人员，属于“白领”阶层。中＼高级秘书还被称为‘‘参谋’’、‘‘顾问’， 属于‘‘智囊型’’人物。 年轻化 …… 从世界范围采看，秘书队伍比较年轻，平均年龄为26岁左右，一般为20岁至35岁。 客观上讲，秘书工作繁忙，对脑力、体力要求都较高，尤其是记忆力、灵敏度、准确性等，这些都是年轻人的优势。因此，秘书的职业年龄比较短，“新陈代谢”也较快。但少数高级秘书＼秘书官员或私人秘书除外。 女性化…… 从世界范围来看，女性秘书在人数上占绝对优势。这是由女性的心理素质决定的。西方国家的中、初级秘书女性达到90％,而高级秘书侧重于调查研究＼出谋划策，侧重于逻辑思维和高科技，工作富于变动和挑战性，因此男性较多。欧美国家大多数女性秘书是初级秘书，是“文员”，被称为“Office girl”。 无论是政府机关、企事业单位或是私人秘书，也无论秘书人员的类别或层次，其工作性质与特征是大体相同的，具有某些共性，或可以说是职业特点…… 辅助性…… “辅助”是相对于“主导”而言的。辅助，既非主导的，又是与主导密切相关，相对于主导而存在的。辅助，是指在主导的领导、指挥＼控制之下，又是从旁帮助主导完成共同的目标。秘书人员就是处于助手的地位，它的工作就是帮助上司