第一讲企事业单位管理文件材料.pptVIP

第一讲：企事业单位管理文件材料 归档整理方法 什么叫管理文件材料？管理文件材料所指的是工业企业、非生产性企业公司及各类企事业单位在职能活动中形成的办理完毕、应归档保存的各种纸质管理文件材料的整理。包括党群工作、行政管理、经营管理（业务管理）、生产技术管理四类文件材料。 文件材料转化为档案一般需具备三个条件： 第一：办理完毕的文件材料才能作为档案保存进来，正在承办中的文件不是档案。 第二：对日后实际工作有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。 第三：按照一定规律保存起来的文件，才能最后成为档案。 档案的整理原则：根据《档案法》和《广西壮族自治区档案管理条例》的规定，档案的整理原则是保护档案的完整，保持档案之间的联系，便于保管和检索利用。 管理文件材料归档整理的方法与步骤：1、收集――2、分年度――3、确定归档范围――4、分类(选择归档方法)—5、立卷(整理成件)--6、划分保管期限――7、文件排列—8、装订--9、盖档号章—10、编号—11、数页数--12、装盒--13、填写档案盒封面--14、录入电脑--15、编目—16、放备考表—17、上架--。 第一步骤：文件材料的收集对象 反映本单位主要职能活动的，应该立卷归档的文件材料，包括收、发文件、内部文件、电报、各种会议文件（包括会议录），领导人讲话稿，电话记录、出版物原稿（附原本），各种统计表、照片、录音、录像带等归档的文件材料种类、份数以及文件的页数等。 第一类：收来文件，指本机关收到的从外机关发送来，通常又叫收文。 第二类：对外文件，指的是本机关对(或本部门)对外发出的文件，通常又叫发文。 第三类：内部文件 ，指的本机关拟制的，并且是在本机关内部使用的文件。 “白头文件”： 1、会议文件，本单位召开各种会议文件材料，包括党组(党委)会议、行政领导办公会、全面性工作会议、专业会议以及外出参加针对本单位主管业务的会议，领导外出开会带回的会议文件材料。 2、本单位拟写的各项工作计划、总结、报告、调查、统计、预算报告、财务交接单，本单位制定的规章制度、以及下级机关报送的各项工作计划、总结及各种文件材料。 3、合同、协议、出版物原稿（附原本） 4、重要的来信来访、领导人批示、领导在公务活动形成的重要信件、电报。 5、会议记录、会议纪要(包括党组、和行政会议) 6、本单位拟写的组织沿革、大事记、年鉴、重要的活动剪报等。 第二步骤：分年度 按文件所形成的年度归档，不同年度的文件一般不得放在一起归档，但跨年度的请示与批复可一起放在复文年归档，没有复文的放在请示年归档。 第三步骤：确定归档范围 1、文件材料归档范围： 1)反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； 2)单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； 3)本单位需要贯彻执行的上级单位、同级单位的文件材料；下级单位报送的 重要文件材料； 4)其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。 2、不归档的文件材料的范围： 1)上级单位的文件材料中，普发性不需办理的文件材料，任免、奖惩非本局工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； 2．本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； 3．同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； 4．下级单位的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。 第四步骤：分类 (归档方法)主要二种方法：第一种方法是，在同一个年度内根据本单位机构设置、职责分工、文件的数量等情况编制分类方案，将文件按分类方案进行立卷，一般采用年度---问题，这种方法对文件资料比较多的单位适用，如港务集团分：党群工作、行政管理、经营管理（业务管理）、生产技术管理4类。 第二种方法是直接把文件材料划分为永久、长期、短期，这种方法适用范围比较广。 第五步骤：立卷（整理成件） 管理文件材料归档的整理以“件”为整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册（本）为一件，来文与复文可为一件。 第六步骤：分保管期限 管理文件材料归档保管期限划分为永久、长期、短期。(永久是永久保存，长期是15-60年、短期15年以下) 永久 ：凡是反映本单位主要职能活动和基本历