文件级档案的整理.pptVIP

2、 文件级档案： 是档案的一种保管形式。 即以文件为保管单位的档案。 它是目前国家正在推行的一种 较为简便的档案管理形式。 3、 档案分类： 依据一定的标准，按照档案来源、时间、 内容和形式特征的异同点，对档案进行有层 次的区分，并组成具有一定从属关系和平行 关系的库藏体系。 4、档号： 以字符形式赋予档案实体、 用以固定和反映档案排列 顺序的一组代码。 提 示 采用文件级档案整理方法 的单位，对原有的档案原则上 不进行重新整理。 一、文件归档 1、归档范围： 企事业单位在筹备、建设、运营发展以及产 权变动过程中形成的，记录和反映本单位活动的， 具有依据和参考作用的文件材料。 青岛市档案局《档案业务建设指南》—— 《青岛市企业文件归档范围与保管期限》 国家档案局—— 《企业档案工作规范》 （行业标准） 《企业文件材料归档范围与保管期限参照表》 2、归档要求 数量： （1）归档文件材料一般为一份，重要的、利用 频繁的和有特殊需要的可适当增加份数； （2）具有长期保存价值或具有凭证作用的电子 文件，应制成一套相应的纸质文件一并归档 时间： （1）管理类文件一般应在办理完毕后, 第二年上半年归档； （2）产品、科研、基建项目文件在项目 结束后三个月内归档，周期长的项目 可分阶段、分单项归档； （3）外购设备或引进项目的文件 在开箱验收或项目接收后登记归档； （4）会计文件在会计年度终了后， 由财务部门整理保存一年， 次年上半年归档案室保存； （5）下列文件应随时归档： A、变更、补充的文件； B、基建、设备的维修文件； C、产品、设备更换的新零部件文件； D、机构变动和干部职工调动、离岗等 留在部门或个人手中的文件； E、本单位人员外出参加公务活动形成 的文件； F、产权、商标、荣誉等文件材料。 二、档案分类 《青岛市企业档案分类编号办法》 2、二级及二级以下类目的设置 （1）管理类档案 按年度设置二级类目 按保管期限设置三级类目 即每一年度的管理类档案均为 一个二级类目，每一个二级类目下 按保管期限的不同设置三个三级类目 管理类档案分类示意： 一级 二级 三级 2003 2004 永久 管理类—— 2005 长期 2006 短期 2007 2008 （2）产品类档案 一般按产品种类（如货车、客车或立式车床、卧式车床、球面车床等）或产品型号设置二级类目；需设置三级类目的，一般按产品型号或产品结构设置。