长沙美斯服饰(时装)有限公司有效会议经典培训教材( 48页)(精品).pptVIP

有效会议 .第一章　　　规划您的会议 1.规划会议的方法与技巧 1.1.确认会议目的 1.2.拟定会议讨论事项 1.3.遴选与会人员 1.4.会议前的行政作业. 会议的十大问题 离题,闲聊 无结论 无会议目标或议案 拖得太久 低效率的主持人 与会者心不在焉 与会者为准备开会资料 过多或无组织的开会数据 一言堂 内部或外部干扰 1.1.确认会议目的 会议是不是可以解决所有问题在我们这个课,什么样的情况才开会 2.拟定会议讨论事项 拟定会议讨论事项原则 1.了解会议目的及讨论事项 2.清楚自己扮演的角色及所负责任 3.提前在会前有充分的准备 4.有机会提供未尽周全的讨论事项建议. 拟定会议讨论事项原则 1.每次会议以三个较为适当 2.预估每个讨论事项所需时间 3.排定讨论的优先级 讨论事项的排定原则: 1.需要创意动脑的排在前面 2.较为重要的排在前面 3.争议性较小的排在前面(例) 4.须费时讨论较久的排在后面. 3.遴选与会人员原则 遴选原则 1.讨论事项主要负责人 2.讨论事项结果可能受影响的成员 3.重要决策者(例) 4.对该主题了解并能有所贡献者 分清参与会议人员的性质 1.出席者 2.列席者 4.会议前行政作业 会场安排 a).应考虑出席会议人员方便 b).尽量避免任何外界干扰，让与会人员专心开会 c).会场应尽量让与会人员感到舒适 d).确认会议室 e).会议视听效果 f).会议室空间应考虑与会人员数量让与会人员没有距离感，压迫感. 4.会议前行政作业 会议时间确定 a)与会人员时间调查. 先区分与会人员对会议的贡献度 无法协调时以重要的与会人员时间为优先考虑 b）开会时段确认 ：理想的开会时段：上午9：00~11：00 下午15：30~17:00 不佳的开会时段： 会议时长 以一小时开完为原则 第二章　称职的会议主持人 会议主持人所扮演色 1.引导者 2.协调者 3.规范者 如何扮演一个引导者 营造和谐气氛，让与会人员畅所欲言.表达每一位与会者的重要性，仰耐他们的专业贡献，鼓励参与并确保意见被充分表达舆讨论。在会议中，鼓励或征询与会者的意见，当思考或讨论陷入胶着状况，要能适时的提出问题，激发可能的思考方向，协助澄清意见舆想法，并指引会议朝会议目标迈进，获得预期希望达成的共识或者具体可行的决议。 如何扮演一位称职的引导者 1.营造和谐气氛 2.鼓励思考舆讨论 3.鼓励发表意见或者征询意见 4.分清问题 5.说明方向 如何扮演一个协调者 1.协调比较不同观点意见，汇整意见： 舆会讨论到某一阶段,主持人应能适时的找出与会 人员意见的共同点舆差异点,让会议有共同的焦点,继续讨论. 如何扮演一个协调者 2.做出决策： 决议被充分的讨论后，不能让讨论持续无止境的延续，主持人应适时的提醒与会人员，进入决策阶段。 决策的方式： a)最佳方式： 汇整讨论的内容舆意见，拟定最可行的因应对策，再诉诸表决或由主持人裁定并由与会 人员附议的方式。 b)直接诉诸主持人权威： 虽然可以快速得到结果，但会打压与会者士气，过于独断，容易因一人观点，而有所偏 颇且出错率高。也会造成后续的行动方案，教难让人心悦诚服的执行。 c)直接诉诸投票表决，少数服从多数： 参与度高让多数人的意见得到尊重，却也造成少数人的意见被忽略。如人数较 少的会议，可以考虑采纳。 d)直接诉诸几位重要的与会主管决议： 直接诉诸几位重要的与会主管决议虽然是有效的做法，但还是仅限于几个人 的意见，还是有瑕疵，如果决策不当，小团体也易于落入被指责，且后续的行动方案， 教难让人心悦诚服的执行。 如何扮演一个协调者 3.重述决议： 每一议题讨论决议后，简明扼要重述决议，目的在于使与会人员均能清楚了解并确认。 4.分配工作，研拟行动方案： 决议要有效的落实，需要后续的追踪舆具体 的行动方案。因此决议后，主持人应能针对决议结果，定具体明确的行动方案，分配各项工作执行人舆时程。 如何扮演一个规范者 1.掌握时间 准时开会： (1)与会者迟到，不要等他们; (2)不需要向迟到者解释已经进行或者讨论过的决议内容，除非迟到者　 需要参与该议题的决议表决,否则应请迟到者会后参阅会议纪录 (3)如果是该会议的关键人物或者重要议题报告人迟到，则应以变动议 程为首要考虑，以免拖延会议结束时间，除非该会议是针对迟到者确 认可能延搁的时间，来决定会议开 始的推迟时间。 准时结束会议： (1)如有推迟的状况，可以考虑删除议程中不重要的项目，改由用书面报 告的方式，但一定要全体会议者的完全同意。 (2)如果有些议程明显无法在有限的时间内讨论决议，应考虑通过表决， 另外安排一些后 续会议，完成未竟项目。 如何扮演一个规范者 2.掌控会议进度 宣布开