《公司行政管理制度》.docVIP

PAGE  PAGE 8 公司行政管理制度 一、总则 1、为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本制度。 2、本制度所指行政事务包括印信、文档信息、员工行为规范、考勤、安保、卫生清洁等管理规定，以及水电、电话、车辆、食堂招待用餐等后勤管理规定。 二、公司用印管理规定 1、 公司印信是公司内部用以发布政令、传达信息和对外联系的凭证。公司行政公章由综合办公室主任管理，总经理印鉴、财务专用章和经济合同章由相应责任人管理。 2、公司用印一律由公司总经理或分管副总经理签字许可，方可用印。公司行政公章由综合办公室主任用印，总经理印鉴、财务专用章和经济合同章由责任人用印。决不能委托他人代为用印。 3、用印时应注意盖印位置正确、端正、清晰，一次成功，并做好书面记录备案。印章保管应放在专门保险箱内。 4、公司行管用印范围：以公司名义下发的文件、通知、规章；公司上行、平行文件、汇报材料或报表；对外开具的证明、介绍信，以及签署的行政事务性协议、合同等文书。 三、公司收发文件与信息管理规定 1、发文管理： （1） 公司文件制作包括文件的起草、修改、打印、复印装订等。 （2）公司文件须经公司总经理审阅签发。部门以公司名义的行文，由分管领导签发，综合办公室填写文号、拟主题词、确定印发份数，登记备案后，交付承印。 （3）公司上行和平行文件的受文单位，统一用受文单位全称。下行文件的受文单位统一用“公司各部门、控股子公司”。 （4）公司文件内容字体统一用楷书GB2312，标题用小二号黑体加粗，小标题和内容用三号，行间距30磅。首页到尾页要插入页码，落款用大写注明年月日。文件内容条目用“一、（一）、1、（1）”或“一、 1、（1）”。“一、1”与后边内容用间隔顿号，“（一）、（1）”与后边内容无间隔符号。有附件的文件，在落款年月日前注明附件和标题。末页无正文文件，应在末页备注说明。主题词下方用黑体线间隔，注明报送单位、印发时间、印发份数。 （5）公司各部门所有打印文件，签发稿与两份文印稿留底存档。 2、收文管理 （1）凡收到公文，由综合办公室登记签收后，转公司领导或相关部门。遇到开口、撕毁函件应查明原因或拒收；传真件要确认页数，字迹清楚。 （2）收到的正式文件、传真件，均需由综合办公室主任根据文件内容和性质，确定分送领导和承办部门阅办。重要文件待呈送总经理拟批复意见后，分送承办部门阅办。承办部门收阅催办文件，要限时办理办结。 （3）阅办文件要遵守传阅范围和保密规定，阅办后及时交办公室传递或存档，切忌横向传阅。 （4）借阅文件须经本部门主管领导签字，履行借阅手续，按时归还。 3、信息管理 （1）公司信息包括公司工作安排、领导讲话、重点工作开展情况、典型经验和员工先进事迹，催办、督办、查办事项，以及部门、控股子公司计划、工作情况。 （2）以部门和控股子公司为单位，每月5日为信息上报日期。综合办公室汇总整理，当月10日下发。 （3）有关各部门和控股子公司前期信息报告情况，当月通报。 四、公司档案管理规定 1、归档范围与管理： （1）归档范围：公司规划、年度计划、统计资料、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。 （2）档案管理指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全及完整，密级档案必须保证安全。 2、档案的借阅与索取： （1）总经理、副总经理、公司办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；公司其他人员借阅档案时，要经总经理批准，并办理借阅手续； （2）借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。如确属工作需要摘录和复制，一般内部档案经公司分管部门领导批准方可摘录和复制。 3、档案的销毁: （1）任何组织和个人非经允许无权随意销毁公司档案材料； （2）若按规定确需销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案经公司分管领导批准后方可销毁； （3）经批准销毁的公司档案，档案人员要认真填写，编制销毁清单； 4、 档案的保存期限:公司章程、规程、通则、股东会记录、债券、财产、董事会、监事会记录、营业许可证、人事档案、重要文件、帐薄及统计永久保存，预决算及会计凭证保存10年期。 五、公司员工行为规范 1、保持室内环境卫生整洁，不允许随地吐痰、丢纸屑、烟头，办公物品整齐摆放。 2、在办公区内，不允许奔走喧哗，不允许串岗，不允许谈论与工作无关的事，不随意上网聊天，不吃零食。 3、上班时间统一着装(适宜季节)，佩戴胸卡。工装要卫生整洁，穿戴得体。工作区内不得穿背心、拖鞋、短裤。 4、相互见面要致以问