《行政管理制度05》.docVIP

总 则 1、为完善公司管理机制，提高员工工作效率，使公司各项行政工作有章可循，特制定本制度。 2、公司将以市场需要为依据，以效率为目标，以全体员工为依靠， 不断完善管理。 3、各职能部门和员工应当坚持互相团结、相互服务。 4、公司实行岗位责任制，坚持因人设岗，定岗定编责权对等，分工协作，统一指挥的原则。 行政管理原则 1、 服从指挥：对上级合乎法律和制度的指令都要服从，不得无故拖延上级布置的任务。 2、 逐级管理：上级对下级指挥和下级对上级的请示都要逐级进行，不得越级。上级可越级检查不可以越级指挥，下级可越级申诉不可以越级请示。（申诉用书面形式） 3、 一人负责：不论什么工作，上级应使最终负责任的人只有一个。 4、 连续工作：任何人任何形式的离岗，都要做好工作交接，不得使工作间断。 5、 及时复命：任何指令不管能否完成，必须在限定的短时间内向下达指令者回复 。 6、 一致性：任何人无权改变公司制度规则，制度的改变必须按程序进行。 7、 指挥：各部门的上、下级岗位之间有指挥与被指挥的关系。 8、 授权：授权时，上级要把要求下级做什么， 达到什么效果，赋予下级什么权力，必须讲清楚，同时应当把这种授权通知相关人员，避免权力的交叉和重叠。 9、 检查监督：各部门主管负责自己管辖范围内的检查监督。 （1） 行政部有责任对公司上下、各部门之间管理活动进行协调。 （2） 本制度涵盖行政管理、文书管理、办公管理、会议管理等内容。 （3） 员工必须以书面方式取代口头方式、以记录方式取代记忆方式， 进行工作流程，任何口头请示、承诺或批准均为无效；能够以表格反馈的事项尽量不以文字描述， 能够以图表描述的事项尽量不用表格。 印章管理制度 一、印章的种类： （1） 印鉴：指公司向政府主管机关登记的公司印章或指定业务专用的公司印章。 （2） 部门章：刻有公司部门名称的印章。 二、印章和介绍信的保管 （1） 公司印章和介绍信由总经办保管。 （2） 合同专用章由总经办保管；合同专用章仅用于产品销售的业务合同，公司的其他重要合同必须使用公章。 （3） 财务专用章由公司财务主管负责保管，与银行支票分开管理，支票及其他有价证券由出纳保管。 （4） 各职能部门的部门章由部门负责人保管。 （5） 印鉴为公司的贵重物品， 各印章保管人须妥善保管好公司印章， 不得私自用章，并把好用印关。有遗失印鉴或用印违规失职者，公司将视情节严重程度予以处分。 三、用印、用信规定及手续 （1） 任何部门或任何人要盖公章，经公司副总经理签字同意后方可用印，须在总经办填写《公章用印登记表》，由总经办盖章。在公文上盖印是公文合法的标志。必须正确无误，认真对待。凡经领导签发的公文， 不得漏盖印章或模糊不清。盖章的位置放在公文年月日的中间。 （2） 任何部门或任何人要盖合同专用章，必须填写《合同专用章用印登记表》，经公司副总经理审核签字同意后方可用印，须在总经办填写《公章用印登记表》，并由总经办盖章。 （3） 财务专用章必须根据已经由公司副总经理审核批准的财务凭证用印。 （4） 用部门章也须填写《××部章用印登记表》，经部门负责人签字同意后方可用印。 （5） 公司员工因个人私事要该公章， 必须经公司副总经理签字同意后， 总经办予以登记，再行盖章。 四、拒绝用印 （1） 禁止在空白纸上盖印。 （2） 对事由含糊不清或模棱两可的不予办理。 办公自动化管理 一、电话、传真操作管理 （1） 接听电话时， 标准用语为：“您好！万田认证”。 （2） 接听电话要迅速、准确，用语简练、清晰。应在铃响2－3声之间就拿起话筒。 （3） 接听电话时要做好记录准备，主要是六大要素：何人、何地、何因、何事、何时、何果。 （4） 各部门必须有《电话记录表》，并每周归档，作为信息传递的重要基础资料。 二、传真的接收 （1） 接收传真时注意几个要素：来电人姓名、单位、传真页数、重要程度、送交时间、送交部门、送交何人。 （2） 传真不清晰时， 必须及时致电给对方要求重传，直至清晰为止，对于重要数字要进行核定。 （3） 收到传真后要立即登记在《传真记录表》，将相关要素记录清楚， 作好签收工作。 三、电话与传真的传递与处理 接听电话、传真后应立即填写《传真、电话处理单》，将有关信息及时反馈到相关部门或相关领导，具体要求是： （1） 公司、部门负责人的重要电话、传真， 必须在电话结束后5分钟内与有关人员取得联系并及时准确地传达电话内容。 （2） 当无法与相关人员取得联系时，必须根据事件急缓，在尽可能短的时间内给来电者回复， 并继续与相关人员联系。 （3） 重要传真件必须复印后立册归档。 （4） 任何有实质内容的传真与电话都必须记录在《电话记录表》上。 （5） 重要传真、与电话必须按照传递、送审、处理、反馈的程序进行。 四、电脑及网络