《行政办公制度》.doc

深圳市励惠计算机系统有限公司 行 政 管 理 制 度 二零零三年三月 　 目的：为加强公司总部办公管理，提高办公效率，降低办公成本，特制定本制度 原则：办公管理贯彻 “规范、效率、效益”的原则 　　　规范：以制度规范办公管理； 　　　 效率：有助于提高整体工作效率； 　　　 效益：减少资源耗费，降低成本； 标准：程序化、制度化、统一化、合理化； 行政管理制度 目 录 会议管理规定 文书管理规定 档案管理规定 印章管理规定 出差管理 安全管理 车辆管理 宿舍管理 资产管理 办公用品管理 前台接待管理 通讯管理规定 办公事务管理规定 会议管理制度 一．前言 1.为规范会议管理，提高工作效率，特制定本制度。 2.本制度主要规定了公司会议的分类及其组织。 3.公司会议包括公司内部及部门、班组的会议。 4.公司会议坚持实用、精简的方针。 二．会议分类及组织 1．会议按组织类型可归纳为三类 公司会议：主要包括公司领导会议、公司周工作例会等。应分别报请总经理批准后，由办公室组织。 系统、部门工作会：各部门科室及班组召开的工作会，由各部门、科室经领导决定召开并负责组织。 专业会议：系全公司性的技术、业务综合会，如质量分析会，生产计划调度会，安全工作会等。由分管领导批准，由主管业务部门组织。 2.为避免会议过多或重复，全公司正常性的会议纳入例会制，原则上要按例行规定的时间，地点，议题、议程组织召开。 其他会议的安排。凡涉及多个部门参加的临时会议，均须于会议召开前，经所跨部门的上一级领导的批准，报办公室安排召开，由发起部门组织主持。 3.有固定时间、地点、参与人员和议题的例会，如无改期，无需通知。其它会议在召开前，召集单位需发布会议通知，将会议的时间、地点、参与人员、议题通知参加单位或个人。通知参会人员在不能出席会议时，需向会议主持人请假，并安排好代参会人，代参会人在出席会议前需了解需报告的内容并在会上进行报告，并及时向原参会人通报会议情况； 4.凡已列入计划的会议，如需改期或遇特殊情况需安排新的其他会议，召集部门应于前一天报相应领导调整会议计划，未经同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。 5.各项会议，除作必要的记录外，对于有重大决议事项的，应整理出会议纪要。会议召集人必须根据会议记录，执行并监督相关人员对会议决决议的执行，进行问题跟踪汇报，杜决对问题议而不决或决而不行的状况。 6.系统和部门内会议，由各部门负责保存会议纪录或纪要；其余跨部门会议的记录和纪要均应抄送办公室备案。 三．注意事项 1.会议主持人和与会人员会前应作好有关准备工作，以提高会议的效率和作用。 2.对于参加人员相同、内容接近、时间适宜的几个会议，办公室可安排合并。 3.各部门会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在公司例会的同期召开。应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。 4.各项会议都应注意遵守公司保密制度。 四．会议室、接待室的管理 为保证会议室、洽谈室的整洁、提高工作效率，特对会议室、接待室做如下管理规定： 1.各使用会议室、接待室者，应注重效率，按会议计划时间使用，不允许长时间无效使用； 2.各使用完会议室、接待室者，结束之后必须完成如下程序： 座位归位； 资料收妥，茶杯等杂物清洁整理干净； 如使用白板，须将白板上的文字内容清洁干净； 将用后的仪器，整理好归还相应部门。 3.因会议室为半敞开式，会议室使用前告之前台，由前台维持会议的安静进行，禁止无关人员影响会议。 文书管理规定 一.前言 1.为规范公司的文书管理，保证安全畅通高效的信息流通，特制订本规定。 2.凡公司内外交流以及公司内部交流的文件资料、声像材料、电子信息等，统称为文书，在本规定管理范围之内。个人接收的公司文书，外出会议、参观、考察带回来的资料都包括在内。 3.公司文书为公司所有，任何人都不得私自占有。 4.本规定规定了文书工作的处理要求和程式。 二. 文书工作 1.公司的文书工作由办公室归口管理。公司各级部门均有文书管理的责任。 2.文书工作的中心任务是及时、准确地处理往来文书，迅速、安全地组织公司文书运转，充分发挥文书的作用。其具体任务主要有以下几项： 来文的签收、登记、编号、送批、分办、催办工作； 文件的传阅的组织工作； 发文的核稿、缮印、校对、用印、封发工作； 文件的清理、保管工作； 文书材料的收集、分类、保管和立卷工作。 3.公司文书分为公司文书类和部门文书类两类。公司文书类是指以公司为发文主体或受文主体的文书。部门文书类是指以部门为发文主体或受文主体的文书。但以部门为发文主体或受文主体的重要的关系公司重大权益的文书也应作为公司文书类处理。 4.文书工作的主要执行者是办公室文秘和各级部门的文书。办公室文秘是公司文书工作的主要