MY2-001-文件控制程序.docVIP

鹤山市美业棉纺织企业有限公司 文 件 名 称：文件控制程序 文 件 编 号：MY2-001 版 本 号：A 编 制： 审 批： 日 期：2004/7/1 日 期：2004/7/5 修订记录 页 号 页 版 修 改 内 容 批 准 人 修 改 日 期 1 目的 有效控制与公司质量管理体系有关的文件，确保文件各使用处所使用的文件为最新或有效版本。 2 范围 适用于本公司与质量体系有关的文件的控制。 3 职责 3.1 各部门负责相关文件的编制、使用和保管。 3.2 管理者代表负责组织质量手册的编写以及程序文件和三级文件的审批。 3.3 总经理负责质量手册的审批。 3.4 办公室文控员负责文件分发回收管理，负责质量体系文件正本的保管。 3.5 管理者代表负责组织对现有体系文件的定期评审。 3.6 各部门专（兼）资料员负责本部门与质量有关的文件的签收、管理。 4 工作内容 4.1 文件分类及保管 4.1.1 公司质量体系文件结构和类别如下： 一级文件:质量手册。 二级文件:程序文件。 三级文件:作业指导书、操作规程、检验规范、管理制度等。 四级文件:表格、报告和质量记录等。 外来文件:标准、上级文件、法律法规等。 4.1.2 质量管理体系文件“受控正本”由办公室文控员保存。 4.1.3 质量管理体系文件“受控副本”由各相关部门自行保存、使用。 4.1.4 公司的管理性文件,如各种行政管理制度、外来的管理性文件由办公室保存。与质量管理体系有关的政策、法规等文件由办公室文控员保存。 4.2 文件的编号与编写格式按《文件的编号与编写格式规定》执行。 4.3 文件的编写、审批 文件发放前应得到批准，以确保文件是适宜的。 4.3.1 质量手册由管理者代表组织编写，经总经理批准后发布。 4.3.2 程序文件和三级文件由各职能部门编写，经管理者代表审批后发布。 4.4 文件的受控情况 文件分为“受控”和“非受控”两大类。凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控文件。对“受控文件正本”由办公室文控员在文件每页背面加盖红色“受控文件正本”印章并保存。对所有副本在封面或每页正面适当位置加盖红色“受控文件副本”印章并注明发文号进行控制。未加盖“受控” 印章的文稿只作为参阅资料。 4.5 文件发放与回收 4.5.1 文件发放前，由管理者代表确定分发部门及分发数量。由办公室文控员填写《文件分发表》进行管理。使用部门在《文件分发表》上签收。 4.5.2 为辨别文件最新版本状况，以防止过时或失效文件被误用，办公室文控员应按文件类别建立《文件总览表》，并在制定、变更文件时，更新为最新内容。 4.5.3 当文件修订、变更或作废时，由办公室文控员在《文件分发表》上签收过时无效的文件。 4.6 文件补发申请 使用部门当文件因破损、遗失或其他原因需要申请补发时，必须填写《文件补发申请单》，经管理者代表批准，交办公室文控员按以下规定办理文件补发。 4.6.1 当补发申请的原因为破损时，办公室文控员接到申请单后，必须在回收破损文件后补发新文件，发文号不变。 4.6.2 当补发申请的原因为遗失时，办公室文控员接到申请单后在备注栏内注明原发文号失效。补发新文件，并给新文件以新的发文号。 4.7 文件的保存、作废与销毁 4.7.1 与质量管理体系有关的文件都必须分类存放在清洁、通风、干燥、安全的室内。 4.7.2 各部门文件应指定专人保管。办公室文控员每季度对各部门文件保管情况进行检查。 4.7.3 任何人不得在受控文件上乱涂画改，确保文件的清晰、易于识别和检索。 4.7.4 任何人不得将受控文件私自外借或复印。 4.7.5 所有失效或作废文件由办公室文控员及时从所有发放或使用场所收回。确保防止作废文件的误用。 4.7.6 过时文件若因特殊原因，如法律规定或供以后参考用而需加以保留时，应由办公室文控员盖上 “作废留用”章后留存。并至少保存到下次文件更改时。 4.7.7 过时文件若不需加以保存