秘书三级资格考试课件-秘书实务.ppt

1.3.1秘书工作内容与形式 ?办文：主要围绕文书、文件、文字材料开展的工作。 ?办会：包括会前的筹划和准备、会中的组织和服务、会后的善后和落实。 ?办事：主要分信息工作、技术工作和日常行政事务工作。 1.3 秘书工作 1.3.2 秘书工作的特点 从属性 是现代秘书工作最根本的属性和特点。 被动性 秘书机构的辅助地位，决定了秘书工作的被动性。 事务性 秘书工作绝大多数都是具体的事务工作。 综合性 秘书机构是综合办事机构，秘书工作也就具有鲜明的综合性。 机要性 指秘书工作的机密性和重要性。 1.3.4 秘书工作的作用 枢纽作用 秘书部门的地位是承上启下，联系左右，沟通各方的枢纽。 参谋助手作用 秘书工作的参谋助手作用，贯穿在秘书人员辅助领导工作的整个过程中。 形象作用 秘书人员在工作中的一举一动、一言一行以及办事风格，都代表本单位的形象。 1.3.5 秘书工作的发展趋势 逐步形成以公务秘书为主导、社会秘书为主体的职业阶层 逐渐形成双向选择的社会化秘书性服务系统 逐渐走向秘书工作科学化的道路 1.4 港台及国外的秘书工作 1.4.1 香港秘书工作 1、香港秘书分类 （1）高层次秘书，他们是上司的直接重要助手，其职责是全面辅佐上司。其中层次最高、职权最大的是公司秘书（也有称行政总管）和董事长秘书。从事这一工作需要5年以上工作经历，并通过英国特许秘书及行政人员公会组织的秘书特许状考试。 （2）一般事务性秘书。 香港秘书工作 2、香港秘书具有的职业观念 （1）服从上司 （2）忠诚公司 （3）处理好人际关系 （4）以处理事为主务 1.2台湾秘书工作 1.2.1 台湾秘书的必备条件 1、传统标准 ⑴外形利落出色 ⑵学识涵养丰富 ⑶个性成熟稳重 2、新增标准 ⑴有问题时，能自己找答案 ⑵有情绪时，能自行排解 1.2台湾秘书工作 ⑶不断给自己找机会 ⑷随时站立在旁（主管随叫随到） ⑸话不多但很中听 ⑹做事很有分寸 ⑺凡事能察言观色 ⑻能设身处地地考虑问题 ⑼能扮黑白脸 ⑽有公关能力 1.4.2 台湾秘书工作 1.2.2 台湾的秘书职衔 ⑴传统秘书职衔： ①行政助理 ②助理秘书③秘书 ④资深秘书 ⑤执行秘书 ⑥主任秘书 ⑵外商对秘书职业的分类 ①打字员 ②接待员 ③速记员④操作员 ⑶新世纪秘书的普遍头衔 ①行政助理②协调员③行政专员④资讯 专员⑤行政处长⑥行政经理⑦行政总监 1.4.3 英国秘书职责 1、市政府秘书的职责： ⑴上午九点开始，与上司对照各自的日程表 ⑵剪报 ⑶充好咖啡，送给上司及来宾饮用 ⑷速记上司口述指示 ⑸复信 ⑹接听电话 ⑺使用办公设备 ⑻接待来访 ⑼处理邮件 ⑽分发文件 1.4.3 英国秘书职责 2、英国公司秘书职责 ⑴速记上司的口述指示 ⑵打字 ⑶接待来客 ⑷文件归档 ⑸记账 ⑹烧煮咖啡或者茶 ⑺拆阅文件 ⑻寄发邮件 ⑼记录来电 ⑽安排工作日程 1.4.3国外秘书工作的发展趋势 由事务型转为智能型 秘书工作日益专业化 秘书人员的高学历、秘书工作的永业化 【训练目标】 通过训练，熟练地掌握有效发挥秘书工作作用的技能。 【案例分析1】季市长与他的秘书 分析思考： 1、通过案例分析，如何理解市长夫人对市长的评价：“老季不过是个比别人勤奋些的凡人。这位出了名的、勤奋的凡人后面，还有一个不出名的更勤奋的人—市长的秘书老许” 1.5 技能训练 2、从案例中可以看出徐秘书在幕后的辛勤工作，对领导人及市长起了哪些积极作用？ 3、若你担任市长秘书，要产生像徐秘书这样有效的辅助效果，你将做哪些方面的准备？ 【案例分析2】 交印 分析思考： 1、案例中老陈这个人物给你怎样的启示？ 2、老陈为何迟迟不交印盒的钥匙？ 3、小刘是一位合格的机要秘书吗? 1.你对秘书这一职业是怎么看的? 2.秘书工作的原则有哪些? 3.秘书工作有什么作用? 4.秘书工作的发展趋势是什么? 问题讨论 祝学习进步！ * 秘 书 实 务 柴世民老师公共管理学院 教学目的 了解秘书的来由、职业特色、类别和秘书部门的特征，掌握秘书工作的原则和特点，理解秘书工作的作用。 通过本章学习，你会对秘书有一个初步的了解，为学习后续内容，奠定一个良好的基础。 教学重点与难点 一、教学重点 1、秘书的概念 2、秘书的职业特点 3、秘