《信息管理工作指南》.doc

PAGE  PAGE 25 附录一 项目监理部信息管理指南 一 概述： 项目监理部的信息管理是指对项目监理部全部活动过程中涉及到的工程建设信息所进行的收集、接收、加工整理、储存、传递使用等一系列工作。通过信息的流通，使参加项目建设的有关各方能够及时、准确地获得信息，进而完成相应的工作。信息管理工作的好坏，直接影响到项目监理部工作水平的高低，在一定程度上还会关系到具体工作的成败。 按照我公司的规定，项目监理部的信息管理工作在项目总监的领导下，设专职或兼职信息员负责。主要工作内容是：按监理合同规定的范围，收集和接受项目法人方、各承包单位有关文件、资料；在项目监理部内部按要求进行传阅、办理；向有关方传递项目监理部发送的文件资料，并跟踪关闭；文件资料的动态整理加工、编目保管；向公司定期传送简报和整理竣工资料归档；向项目法人方交付监理竣工资料等成品。 为了胜任信息管理工作，信息员应具有以下基本工作技能和基本素质： 1、了解电力建设项目的基本程序和文件资料归档整理规范，掌握公司有关信息管理工作的规定和要求。 2、熟悉项目监理部工作程序和各阶段的监理工作，了解各监理岗位的工作内容。 3、掌握监理工作所使用的各类文件格式，能按编、审、批规定和程序在内部传阅和办理文件。 4、掌握文件资料的收发登记、跟踪闭环催办、文件整理、编目、保管等日常管理工作方法。 5、具有一定的文秘常识、写作能力和编写监理文件的能力。 6、熟练操作计算机，掌握WORD、EXCEL等常用办公自动化软件使用方法。 7、监理工程师所具有的基本素质。 信息管理工作从表面上看貌似简单，打字复印、收发登记、传递归档，实际上有其很深的内涵。如果不了解项目建设的全过程，不了解基本建设项目档案管理标准，不知道项目监理部的工作，这样的信息管理工作肯定做不好。因此，从公司领导、项目总监到专业监理人员和信息员，都必须给予高度重视，并不断学习和加强，以促进整个监理工作水平的提高。 为了提高项目监理部信息管理工作水平，使信息管理逐步走向标准化、规范化；为了使新项目工地新聘用的信息管理员和各专业监理人员能尽快适应岗位，做好信息工作，达到事半功倍的目的；特组织调查研究，编写此信息管理工作指南。 二、项目监理部成立初期进点前的信息工作： 本阶段的信息工作主要为项目监理部进点做全面准备，主要的工作对象在监理公司内部，收集本项目的工作依据性文件，包括： 1、监理合同、公司批准成立项目监理部的文件、即将到工地的监理人员上岗资格证书等。 2、公司现行的质量管理体系文件（手册、程序文件、作业文件）、内部有关管理制度 3、协助各专业监理工程师根据公司出版的“技术标准、规范、规程、规定目录汇编”，填写“文件资料需用计划（程序文件中表B012）”、报公司质保部领取，一般各专业需用的规范标准见附件01。 4、工地需要的计量器具，填写“计量器具需用计划（程序文件中表B015）”。 5、领取常用的办公用品及物品（参考附件02）。 6、配合总监做好《监理规划》、《监理实施细则》等文件的编写、审批和出版工作。 7、拷贝必要的文件电子表格格式，以方便现场使用（参考附件05）。领取常用表格（差旅报销单据、工地费用清单、廉政爱岗责任书等） 三、项目监理部进点初期的信息工作： 本阶段的主要工作是协助项目总监建立以项目监理部为核心的文件资料传递交流制度；收集项目法人和各承包单位的工作依据性文件；建立项目监理部内部的文件资料工作制度。 1、协助总监制定工地各参建单位共同遵守的《工程各参建单位之间文件资料传递管理规定》（参考附件03）。统一各参建单位的信息传递工作。 2、向项目法人收集有关监理委托合同服务范围内的：项目法人与承包方签定的承包合同及合同附件，施工图纸及有关技术资料，需要建设各方共同遵守的规章制度（详见附件04 ）；合同规定由项目法人方提供的办公用房和办公用具、通讯设施等，并按规定做好《顾客提供财产验证记录》登记和保管；向项目法人方逐步提交：项目监理部成立文件，监理规划和监理实施细则。 3、向施工承包方收集：项目部成立文件；质量管理体系文件、安全保证体系文件；施工组织总设计和工地试验室报审文件；提交《施工单位向监理提交的主要文件和申报表格目录》（参考附件05）以及相应的电子表格供对方使用。 4、协助总监建立项目监理部内部的日常信息传递工作程序：信息员建立文件资料发放记录、接收及办理登记表等（见附件06）；专业监理人员建立编写及发出、接收及审核和四级验收项目登记台帐（见附件07）。编制和建立项目监理部文件资料组卷总目录，并逐步装盒管理（参考附件08）。 5、协助总监组织项目监理部人员学习公司有关规章制度及岗位培训：质量管理体系文件、项目监理部工作制度及工作程序、信息工作程序等：按照ISO9000质量管理体系（2000