《宁波远洲大酒店行政办政策与程序》.doc

行政部政策与程序目录 序号 项 目 页 数 1. 印章管理制度 第1 页 2. 档案管理制度 第2 页 3. 档案借阅制度 第3 页 4. 公司行文规定 第4 页 5. 公文处理制度 第5 页 6. 合同签署管理制度 第6 页 7. 保密制度 第7 页 8. 例会制度 第8-9 页 9. 接听电话 第10 页 10. 印刷品及印刷名片的规定 第11-12 页 11. 电子邮件的管理 第13 页 12. 电脑使用管理 第14 页 13. 审批预算申请，执行的规定 第15 页 14. 信件 第16 页 15. 文件传阅 第17 页 16. 会议室 第18 页 17. 采访接待 第19 页 18. 公共机构的联络 第20 页 19. 业务报告 第21 页 20． VIP接待流程 POLICIES AND PROCEDURES 政 策 与 程 序 Hotel Name: SN Hotel Ningbo 酒店名称： 宁波远洲大酒店Reference No. 编号： EXE-PP-001 Department: Executive Office 部门： 行政办公室 Date 日期 2006年8月20日 Title : 标题： 印章管理制度 Page 页 Page 1 Of 1 第 1 页 共 1 页 目的 Objective 规范公章的使用 政策 Policies ： 酒店公章使用必须按本制度规定办法管理，所有人员必须绝对遵守本管理办法的各项规定，违反者将受纪律处分，以致追究法律和经济责任。 程序 Procedures ： 酒店公章存放于行政办，由总经理负责保管。 行政办秘书负责登记公章的使用记录。 酒店各部门经理处保存公章使用申请表。 所有公章使用者必须填写公章使用申请表。 使用公章，先报本部门经理及总经理批准，后报行政秘书处登记、盖章。 外部单位往来公函需盖酒店公章，先由公函接收部门审核来函，再报财务部经理审核后，报行政秘书处盖章。 酒店内各部门需盖酒店公章，先填写公章使用申请表，由部门经理审核后，报财务部经理审核确认，报行政秘书处盖章。 酒店内员工个人因私需盖酒店公章，先报送相关合法资料到人力资源部审核，经人力资源部经理审核确认后，填写公章使用申请表，报行政秘书处盖章。 行政秘书负责定期将公章使用记录归档保存。 Prepared By : Zhou Xue Wei 制表人: 周雪伟 Approved By : Edward Zhou 审批人: 周公敢 Designation : Deputy General Manager 职位: 副总经理 Designation : General Manager 职位: 总经理 Signature : 签名: Date: 日期: 2006年8月20日 Signature : 签名: Date: 日期: 2006年8月20日 POLICIES AND PROCEDURES 政 策 与 程 序 Hotel Name: SN Hotel Ningbo 酒店名称： 宁波远洲大酒店 Reference No. 编号： EXE-PP-002 Department: Executive Office 部门： 行政办公室 Date 日期 2006年8月20日 Title : 标题： 档案管理制度 Page 页 Page 1 Of 1 第 1 页 共 1 页 目的 Objective 规范档案的建立，保留酒店的历史记录以备查询。 政策Policy 酒店内所有档案均为保密资料，任何人不得以任何方式或形式将其泄露出去，否则将追究其法律责任。 档案需妥善保管，部门的档案应锁在部门经理的办公室内，部门秘书的档案需对档案柜加锁保存，密件需加盖“密件”章后加锁保存，销毁时应使用碎纸机进行销毁， 但需事前进行登记并得到部门经理的签字批准。 各部门需建立基础之档案：收到文件，发出文件，收到传真，发出传真，收到电子邮件，发出电子邮件，内部会议记要，对外会议记要，表格汇总表，表格副本，政策与程序，工作岗位职责，部门人员架构，营运采购清单，预算，每月排班记录，假期记录，加班记录，培训档案，每月盘点记录，固定资产记录，评估记录，每天工作报告，每周工作报告，每月工作报告。 各部门应按照本部门的需求合理的建立档案，以备查询。 每年2月份需